Vous aussi, le reporting commercial vous fait grincer des dents ? Vous perdez des heures chaque mois à rassembler les données nécessaires, à les mettre en forme, et surtout à les expliquer à toutes les personnes concernées (direction, marketing, force de vente…), tout ça pour une utilité que vous avez peine à discerner ?

Alors suivez le guide pour vous faciliter la vie et enfin profiter pleinement d’un exercice réellement constructif : nous vous exposons les 5 règles pour un reporting commercial réussi !

Sommaire

• Un reporting commercial pas trop chronophage
• Un reporting fiabilisé
• Un reporting commercial visuel
• Un reporting adapté aux besoins des différents destinataires
• Un reporting commercial qui permet de se projeter dans l’avenir
• En conclusion…

1. Un reporting commercial pas trop chronophage

Si ce qui vous fait râler, c’est que vous passez des heures à créer votre reporting commercial, alors que vous êtes persuadé que les destinataires n’y jetteront qu’un coup d’œil distrait… Alors vous faites partie des 62% de managers qui considèrent qu’élaborer leur reporting demande trop de travail et trop de temps.

En effet, créer votre reporting commercial n’est pas une fin en soi ; le véritable travail commence une fois qu’il est mis en forme et qu’on peut analyser les données ! Il est donc essentiel de trouver une solution pour automatiser la création de votre reporting, par exemple en définissant un tableau de bord préformaté directement branché à vos bases de données, qui en plus se met à jour en temps réel. Une fois le format de votre reporting défini et les indicateurs à suivre choisis (chiffre d’affaires, taux de réussite sur objectif,…), vous n’avez plus qu’à le consulter et à le partager pour une prise de décision optimale, sans aucune perte de temps.

2. Un reporting fiabilisé

Un avantage de ce fonctionnement est la fiabilisation des données de votre reporting. En allant directement puiser dans vos sources de données (CRM, bases externes pour inclure des données de marché…), vous ne perdez pas de temps à collecter des informations à droite et à gauche : elles sont mises en forme automatiquement, elles sont à jour et vous ne risquez plus l’erreur de manipulation qui faussera tout votre reporting commercial… Un vrai soulagement pour un manager !

3. Un reporting commercial visuel

Nous sommes à l’âge du storytelling ! Terminés, les tableaux Excel illisibles rassemblant des dizaines d’indicateurs, que personne ne lira et qui cachent les informations stratégiques au lieu de les révéler ! L’idéal est d’opter pour des formats visuels, synthétiques et rapidement lisibles.

Pour cela, le tableau de bord géographique est votre meilleur atout : il donne accès à une vision globale de votre marché, de vos résultats et de la performance commerciale de vos régions de vente. En plus, il alerte immédiatement grâce à des codes couleurs qui accrochent l’œil en attirant l’attention sur les zones sur lesquelles il est nécessaire de se pencher.

La possibilité de zoomer sur les différentes régions, de faire apparaître et de confronter des indicateurs variés permet de jouer sur le storytelling pour faire immédiatement comprendre l’origine des performances commerciales de manière intuitive et ludique.

4. Un reporting adapté aux besoins des différents destinataires

De nombreux acteurs de votre entreprise sont concernés par votre reporting commercial, des membres de votre force de vente à votre patron, en passant par les directeurs régionaux, le pôle marketing… et sans doute encore d’autres ! Pourtant, chacun n’est pas concerné par les mêmes indicateurs, tout simplement parce que chacun ne va pas utiliser votre reporting dans le même but, ou s’intéresser aux mêmes zones géographiques.

Voici un panorama des acteurs concernés par votre reporting commercial :

• Votre direction va regarder les chiffres dans leur globalité et sur l’ensemble de vos régions de vente , ou sur tous les pays où vous vous développez à l’internationale.
• Les directeurs commerciaux ont aussi besoin d’une vision d’ensemble, mais avec la possibilité de zoomer sur les régions qui posent problème. Ainsi, ils étudient la situation de plus près et choisissent les bons leviers pour redresser la barre.
• Vos directeurs régionaux et managers ont besoin de visualiser les résultats de leur propre région, avec un reporting des actions et performances de leurs commerciaux. Ils ont aussi la possibilité de zoomer sur chaque secteur individuel.
• Les commerciaux terrain, eux-mêmes, ont besoin d’une vision de leur propre secteur pour suivre leurs propres performances, l’atteinte de leurs objectifs, et repérer des opportunités. Ils peuvent également s’en servir pour organiser leurs actions de fidélisation et de prospection.
• Votre département marketing a besoin d’un outil qui lui permette de mesurer l’efficacité de ses actions selon les endroits. Le but : adapter la communication et les campagnes aux spécificités du terrain (profil socio-démographique des habitants en BtoC, localisation des entreprises par secteur d’activité en BtoB…)

En bref, il est crucial de donner à chacun une vision claire de ses indicateurs pour les zones qui le concernent ; et c’est en cela que l’entrée géographique dans votre reporting commercial peut être particulièrement intéressante. Elle permet également de mettre en avant des spécificités du terrain qui peuvent éclairer certains écarts de performance (distances routières, prospects plus clairsemés dans une zone, commercial mal localisé dans son secteur, sectorisation mal adaptée…)

5. Un reporting commercial qui permet de se projeter dans l’avenir

Un bon reporting commercial n’est pas là pour qu’on y jette un coup d’œil vite fait pour se dire « ah, c’est bien… » avant de passer à autre chose. Il est là pour rassurer et vérifier qu’on suit le cap défini, certes, mais surtout pour permettre aux destinataires de repérer les irrégularités, de se poser les bonnes questions, de poser un diagnostic et de prendre les bonnes décisions par la suite, ainsi que d’aider à mieux définir les  objectifs de chacun.

Il doit donc contenir des indicateurs variés –pas trop pour ne pas être illisible, bien sûr, mais un bon compromis est d’intégrer des indicateurs sélectionnables et des filtres à son tableau de bord géographique. On peut ainsi choisir lesquels s’affichent à l’écran et confronter des indicateurs pour faire surgir des recoupements et comprendre l’origine de phénomènes que l’on ne verrait pas sur des tableaux Excel ou des graphiques. Pourquoi ? Parce que certains apparaissent uniquement quand on les regarde sous l’angle géographique. Par exemple, des performances de prospection faibles dans un secteur commercial donné peuvent s’expliquer par des prospects très mal répartis géographiquement, ou par un nombre insuffisant d’entreprises du secteur cible…

En conclusion…

En résumé, la checklist pour confirmer l’efficacité de votre reporting commercial :

• Votre tableau de bord est connecté à vos bases de données pour une mise en forme rapide, qui permet un réel gain de temps
• Il se met à jour régulièrement et va puiser directement dans des données fiables
• Il est visuel pour une compréhension simple et immédiate
• Le reporting s’adapte à celui qui le regarde, avec des indicateurs spécifiques à ses problématiques et sur les régions qui le concernent

Il n’est pas seulement là pour faire le bilan de vos performances : c’est un outil qui intègre du prédictif avec des données de marché permettant de se projeter dans l’avenir, et permet de prendre les bonnes décisions stratégiques.