Outlook perfectionnement

Bien plus qu’un outil d’échange de mail, Outlook permet de gérer son temps et le temps de ses collaborateurs, de se constituer un carnet d’adresses et d’améliorer sa façon de communiquer par mail en automatisant la gestion de la messagerie, de partager des calendriers, des carnets d’adresses, des agendas de groupe et d’organiser efficacement des réunions.

Cette formation “Outlook Perfectionnement”, permettra aux participants de maîtriser les fonctions avancées d’Outlook :

  • Personnaliser des messages
  • Organiser de façon claire leur boîte mails
  • Coordonner et de partager des plannings
  • Partager des données complexes avec d’autres collaborateurs
  • Synchroniser leurs smartphones
  • Gagner du temps avec un utilisation efficace du logiciel

Révision des notions de base d’Outlook

  • Gestion des messages : envoi, réponse, suppression
  • Utilisation des fichiers joints
  • Le carnet d’adresse
  • Gestion des taches, des notes
  • Planifier les rendez-vous et les événements.
  • Personnaliser les barres d’outils
  • Créer une barre d’outils
  • Création et personnalisation des menus

Personnaliser votre courrier avec Outlook

  • Utiliser un Papier-peint
  • Créer un Papier-peint
  • Modifier les paramètres d’un message
  • Modifier les options de messagerie
  • Signaler aux correspondants que vous êtes absent.

Travailler avec vos Contacts avec Outlook

  • Exporter une liste de Contacts
  • Lier des objets à un Contact
  • Transmettre une note à un Contact
  • Créer et utiliser un groupe de destinataires.

Organiser la Boîte de réception Outlook

  • Organiser les messages
  • La signature automatique
  • Trier les messages à l’aide de critères multiples
  • Assigner les messages à des catégories
  • Grouper les messages
  • Collecter des messages avec des critères spécifiques
  • Travailler avec une liste de distribution : création, modification, suppression

Les formulaires

  • Choisir un formulaire
  • Créer un formulaire
  • Utiliser des types de champs différents
  • Saisir une formule
  • Saisir des contrôles
  • Gérer des formulaires personnalisés

Gagner du temps avec Outlook

  • Raccourcis claviers et manipulations rapides
  • Boutons de raccourcis spécifiques
  • Macros commandes avec Outlook

Synchroniser Outlook avec d’autres outils

  • Synchroniser Outlook avec son Iphone, PDA ou BlackBerry
  • Synchroniser l’application avec l’application Gmail ou d’autres agendas en ligne
  • Gestion des conflits d’écriture
  • Anticiper les pertes de données éventuelles
  • Créer des backups sécurisés

Apports théoriques et alternance d’exposés et de cas pratiques
Positionnement : Entretien téléphonique, Questionnaire d’évaluation des attentes, Questionnaire d’évaluation de niveau
Évaluation : Exercice de synthèse noté, Tour de table, Évaluation des acquis
Rôle du formateur : Présentation d’un apport théorique, Organisation de jeux de rôles, Évaluation des acquis des participants
Documents : Manuel pédagogique, Copie du diaporama, Attestation de fin de formation
Moyens pédagogiques : Vidéo projecteur – Tableaux blancs – Supports de cours

Dans le cadre d’une formation en classe virtuelle :

le support de cours sera dématérialisé et transmis par e-mail ;
un lien de connexion à la plateforme sera envoyé 24 h avant le début de la formation.

Avant la formation :

Un questionnaire d’analyses des besoins est transmis aux participants afin que le formateur puisse adapter sa formation aux attentes et aux besoins exprimés. Ce questionnaire permet également l’évaluation des prérequis, et de s’assurer de la bonne adéquation entre les attentes du futur apprenant par rapport au contenu de la formation.
Pour les formations individualisées et spécifiques (intra), un audit téléphonique préalable est organisé entre le formateur et le pilote de la formation de notre client. Cet entretien téléphonique permet de déterminer la meilleure approche pédagogique et d’obtenir les informations nécessaires à l’élaboration d’un programme sur-mesure.
Dans le cadre d’une formation à distance, un lien de connexion à la plateforme est transmis 24 h avant le début de la formation.
Pendant la formation :

  • Accueil des participants.
  • Tour de table.
  • Présentation du programme et des objectifs de la formation.
  • Déroulement de la formation avec alternance d’apports théoriques et de cas pratiques (exercices, quizz, QCM, exercices à l’oral…).
  • Un suivi continu de formation et des échanges entre le formateur et les apprenants permettant de mesurer la compréhension et l’assimilation des savoirs et savoir-faire.

En fin de journée : Un point est effectué sur ce qui a été étudié dans la journée afin de s’assurer que tout a bien été assimilé et de pouvoir éventuellement reprendre certaines parties en fonction des retours des apprenants. Compte rendu journalier oral du formateur après de notre équipe pédagogique.
En fin de formation :Un questionnaire d’évaluation des acquis permet de mesurer les connaissances acquises pendant la formation et d’établir un niveau d’acquisition (hors parcours certifiant).
Une fiche d’évaluation à chaud permet d’avoir un retour sur les conditions de déroulement de la formation et d’évaluer le ressenti et la satisfaction de chaque participant.
Clôture de session et évaluation à chaud en fin de formation :

Dans le cadre d’une formation en présentiel.

D’une part « avec le formateur » pour favoriser l’échange entre les différentes parties.
D’autre part « sans le formateur » pour laisser la possibilité aux apprenants de s’exprimer librement et d’exposer les éventuelles difficultés rencontrées.
Dans le cadre d’une formation à distance en “classe virtuelle”.

La clôture est réalisée par notre formateur.

Retour auprès des prescripteurs de la formation :

Appel téléphonique afin de faire le point sur ce qui a été transmis durant la formation, de savoir si le besoin est satisfait et si d’autres besoins sont apparus. Le résultat des questionnaires à chaud est transmis auprès des différentes parties prenantes (client, formateur, 3FPT, apprenants…). Mesure de l’utilisation des acquis de la formation avec un questionnaire d’évaluation à froid (transmis par mail plusieurs semaines ou plusieurs mois après la session d’apprentissage).

Ces formations vous intéresseront peut-être !

Chargement en cours…

0

Que recherchez-vous ?