Outlook est l’une des messageries les plus utilisée au monde. La communication en entreprise passe maintenant par les mails. Bien plus qu’un outil d’échange de mail, Outlook vous permet également de gérer vos rendez-vous, de créer un carnet de contacts, de planifier des taches à réaliser et d’améliorer votre façon de communiquer.

Cette formation “Outlook Initiation” a pour but de vous enseigner les fonctionnalités de base d’Outlook et de vous montrer l’intérêt de l’utilisation de cette messagerie. À l’issue de ce stage, les stagiaires seront capables de :

• envoyer et recevoir des messages
• utiliser leur calendrier pour planifier des rendez-vous ou des évènements
• coordonner des tâches avec plusieurs contacts

Présentation de l’interface Outlook

• Description de l’interface
• Navigation dans Outlook

Apprentissage du courrier électronique

• Lecture des messages

– Ouverture de votre boîte de réception
– Choix de l’affichage de la fenêtre d’Outlook
– Notification de nouveau courrier
– Tri des messages
– Enregistrement et impression des messages

• Envoi de messages

– Création de nouveaux messages électroniques
– Utilisation de la fenêtre pour composer des messages
– Adressage d’un message à son ou ses destinataires
– Utiliser le carnet d’adresses pour adresser un message
– Vérifier l’orthographe et la grammaire de son contenu
– Ajouter une signature à un message électronique

• Réponse à un message

– Utiliser les fonctionnalités de la messagerie (transférer, rappeler et répondre à des messages)
– Enregistrement d’un message en attente ou en tant que brouillon
– Utilisation d’un modèle de message pour une réutilisation
– Utilisation de la fenêtre “destinataires”
– Marquer un message à l’aide d’un indicateur (couleurs ou pointeau)

• Utilisation des fichiers joints

– Attachement d’un “fichier joint”
– Affichage et ouverture de fichiers joints
– Enregistrement de fichiers joints

• Suppression de messages

– Suppression de messages dans Outlook
– Envoi de messages à la Corbeille et récupération de messages de la Corbeille

Gérer des messages

• Trier les messages reçus ou envoyés
• Créer et utiliser des dossiers personnels
• Utiliser la page d’organisation
• Déplacer des dossiers
• Déplacer des messages d’un dossier à l’autre
• Supprimer un dossier
• Rechercher des messages dans un dossier

Utilisation d’un carnet d’adresses

• Créer, modifier et supprimer des contacts de son carnet d’adresses
• Trier les contacts
• Rechercher et trouver un contact
• Éditer un contact
• Organiser des contacts par catégories
• Création d’un carnet d’adresses personnel ou professionnel
• Recherche d’informations dans un carnet d’adresses

Créer des Tâches

• Créer une tâche spécifique
• Mettre à jour une tâche
• Mettre à jour une liste de tâches
• Assigner une tâche à un contact particulier

Utiliser des Notes

• Élaborer et modifier des notes
• Organiser et afficher des notes
• Personnaliser des notes et modifier sa taille
• Assigner des contacts à des notes
• Assigner des catégories à des notes

Planifier des rendez-vous et des événements

• Utilisation du calendrier Outlook
• Ajouter un rendez-vous à un calendrier
• Planifier des rendez-vous périodiques ou des événements
• Assigner une catégorie à un rendez-vous
• Éditer un rendez-vous
• Détruire un rendez-vous
• Imprimer le calendrier

Apports théoriques et alternance d’exposés et de cas pratiques
Positionnement : Entretien téléphonique, Questionnaire d’évaluation des attentes, Questionnaire d’évaluation de niveau
Évaluation : Exercice de synthèse noté, Tour de table, Évaluation des acquis
Rôle du formateur : Présentation d’un apport théorique, Organisation de jeux de rôles, Évaluation des acquis des participants
Documents : Manuel pédagogique, Copie du diaporama, Attestation de fin de formation
Moyens pédagogiques : Vidéo projecteur – Tableaux blancs – Supports de cours

Dans le cadre d’une formation en classe virtuelle :

le support de cours sera dématérialisé et transmis par e-mail ;
un lien de connexion à la plateforme sera envoyé 24 h avant le début de la formation.

Avant la formation :

Un questionnaire d’analyses des besoins est transmis aux participants afin que le formateur puisse adapter sa formation aux attentes et aux besoins exprimés. Ce questionnaire permet également l’évaluation des prérequis, et de s’assurer de la bonne adéquation entre les attentes du futur apprenant par rapport au contenu de la formation.
Pour les formations individualisées et spécifiques (intra), un audit téléphonique préalable est organisé entre le formateur et le pilote de la formation de notre client. Cet entretien téléphonique permet de déterminer la meilleure approche pédagogique et d’obtenir les informations nécessaires à l’élaboration d’un programme sur-mesure.
Dans le cadre d’une formation à distance, un lien de connexion à la plateforme est transmis 24 h avant le début de la formation.
Pendant la formation :

• Accueil des participants.
• Tour de table.
• Présentation du programme et des objectifs de la formation.
• Déroulement de la formation avec alternance d’apports théoriques et de cas pratiques (exercices, quizz, QCM, exercices à l’oral…).
• Un suivi continu de formation et des échanges entre le formateur et les apprenants permettant de mesurer la compréhension et l’assimilation des savoirs et savoir-faire.

En fin de journée : Un point est effectué sur ce qui a été étudié dans la journée afin de s’assurer que tout a bien été assimilé et de pouvoir éventuellement reprendre certaines parties en fonction des retours des apprenants. Compte rendu journalier oral du formateur après de notre équipe pédagogique.
En fin de formation :Un questionnaire d’évaluation des acquis permet de mesurer les connaissances acquises pendant la formation et d’établir un niveau d’acquisition (hors parcours certifiant).
Une fiche d’évaluation à chaud permet d’avoir un retour sur les conditions de déroulement de la formation et d’évaluer le ressenti et la satisfaction de chaque participant.
Clôture de session et évaluation à chaud en fin de formation :

Dans le cadre d’une formation en présentiel.

D’une part « avec le formateur » pour favoriser l’échange entre les différentes parties.
D’autre part « sans le formateur » pour laisser la possibilité aux apprenants de s’exprimer librement et d’exposer les éventuelles difficultés rencontrées.
Dans le cadre d’une formation à distance en “classe virtuelle”.

La clôture est réalisée par notre formateur.

Retour auprès des prescripteurs de la formation :

Appel téléphonique afin de faire le point sur ce qui a été transmis durant la formation, de savoir si le besoin est satisfait et si d’autres besoins sont apparus. Le résultat des questionnaires à chaud est transmis auprès des différentes parties prenantes (client, formateur, 3FPT, apprenants…). Mesure de l’utilisation des acquis de la formation avec un questionnaire d’évaluation à froid (transmis par mail plusieurs semaines ou plusieurs mois après la session d’apprentissage).