Vous n’avez plus le temps ! De plus en plus stressé, vous avez en permanence l’impression de ne plus être en mesure d’assumer votre poste. Tous les travaux qui vous sont confiés sont urgents. Vous avez du mal à définir et à gérer vos priorités. Les tâches demandées étant toujours plus nombreuses et les délais pour les accomplir toujours plus courts, il est indispensable d’arriver à s’organiser de façon à planifier ses tâches pour un maximum d’efficacité.

Notre module de formation “gestion du temps et des priorités”, vous permettra de retrouver la maîtrise de votre temps et d’être capables de :

• Faire le point sur les activités liées à son poste et sur ses habitudes de travail
• Identifier l’ordre de priorité des tâches ou des missions à accomplir
• Utiliser les outils nécessaires à une bonne organisation de son poste
• Optimiser le ratio énergie dépensée sur les résultats obtenus
• S’affirmer pour mieux s’organiser et mieux gérer son stress

Cette formation concerne tous ceux qui veulent améliorer leur productivité et mieux maîtriser leur temps grâce à des méthodes plus efficaces de gestion du temps et d’organisation.

Connaître son rapport au temps et faire un diagnostic “gestion du temps”

• Réaliser un diagnostic de type “bilan personnel” de l’utilisation de son temps :

– temps pour sa vie personnelle
– temps de travail
– temps de loisir
– temps efficace

• Analyser l’utilisation de son temps et faire un point :

– ses habitudes
– son poste de travail
– ses comportements
– ses missions
– le déroulement de ses journées
– ses horaires

• Déterminer son “horloge interne” et comprendre sa façon personnelle d’appréhender le temps
• Connaître le rapport au temps de ses collègues
• Savoir repérer les distorsions possibles

Identifier sa valeur ajoutée et gérer ses priorités

• Identifier en fonction de ses missions, sa valeur ajoutée
• Déterminer ses priorités professionnelles et personnelles
• Construire son nouvel emploi du temps (gestion des priorités)
• S’accorder des temps de réflexion et des pauses pour prendre du recul

Les règles de la gestion du temps

• Exploiter ses forces et ses faiblesses
• Les “règles d’or” de la gestion du temps
• Identifier les “voleurs” de temps
• Gérer la pression sans stress
• Apprendre à dire non de manière positive : les clés de l’affirmation de soi

Les outils de la gestion du temps

• Les moyens et les outils
• Classifier les activités en fonction de leur échéance et de leur degré d’urgence :

– Urgent et important
– Peu urgent mais important
– Urgent mais peu important
– Peu important et peu urgent

• La loi de LABORIT
• Méthode de NERAC (“Noter” les activités et les échéances, “Evaluer” la durée nécessaire, “Réserver” une marge de sécurité, “Arbitrer les priorités”, “Contrôler” et rectifier)
• Agenda et courrier électronique : comment réussir à ne plus être esclave de son temps
• Bureau zéro papier et gestion du temps

Optimiser son efficacité professionnelle

• Rester flexible pour intégrer les imprévus
• Utiliser les 5 leviers d’efficacité pour organiser son emploi du temps et gérer ses priorités
• Apprendre à déléguer pour retrouver du temps (Quoi et à Qui ?)
• Gérer les sollicitations et se protéger des sollicitations et des urgences des autres en repérant ses marges de négociation
• Recentrer ses activités pour aller à l’essentiel
• Réaménager son espace de travail et utiliser les mieux utiliser les outils de communication (messagerie, téléphone, internet, etc.)

Bâtir un plan d’action d’amélioration individualisé

• Se fixer des objectifs et des indicateurs de réussite
• Définir ses “engagements”
• Planifier et déléguer

Apports théoriques et alternance d’exposés et de cas pratiques
Positionnement : Entretien téléphonique, Questionnaire d’évaluation des attentes, Questionnaire d’évaluation de niveau
Évaluation : Exercice de synthèse noté, Tour de table, Évaluation des acquis
Rôle du formateur : Présentation d’un apport théorique, Organisation de jeux de rôles, Évaluation des acquis des participants
Documents : Manuel pédagogique, Copie du diaporama, Attestation de fin de formation
Moyens pédagogiques : Vidéo projecteur – Tableaux blancs – Supports de cours

Dans le cadre d’une formation en classe virtuelle :

le support de cours sera dématérialisé et transmis par e-mail ;
un lien de connexion à la plateforme sera envoyé 24 h avant le début de la formation.

Avant la formation :

Un questionnaire d’analyses des besoins est transmis aux participants afin que le formateur puisse adapter sa formation aux attentes et aux besoins exprimés. Ce questionnaire permet également l’évaluation des prérequis, et de s’assurer de la bonne adéquation entre les attentes du futur apprenant par rapport au contenu de la formation.
Pour les formations individualisées et spécifiques (intra), un audit téléphonique préalable est organisé entre le formateur et le pilote de la formation de notre client. Cet entretien téléphonique permet de déterminer la meilleure approche pédagogique et d’obtenir les informations nécessaires à l’élaboration d’un programme sur-mesure.
Dans le cadre d’une formation à distance, un lien de connexion à la plateforme est transmis 24 h avant le début de la formation.
Pendant la formation :

• Accueil des participants.
• Tour de table.
• Présentation du programme et des objectifs de la formation.
• Déroulement de la formation avec alternance d’apports théoriques et de cas pratiques (exercices, quizz, QCM, exercices à l’oral…).
• Un suivi continu de formation et des échanges entre le formateur et les apprenants permettant de mesurer la compréhension et l’assimilation des savoirs et savoir-faire.

En fin de journée : Un point est effectué sur ce qui a été étudié dans la journée afin de s’assurer que tout a bien été assimilé et de pouvoir éventuellement reprendre certaines parties en fonction des retours des apprenants. Compte rendu journalier oral du formateur après de notre équipe pédagogique.
En fin de formation :Un questionnaire d’évaluation des acquis permet de mesurer les connaissances acquises pendant la formation et d’établir un niveau d’acquisition (hors parcours certifiant).
Une fiche d’évaluation à chaud permet d’avoir un retour sur les conditions de déroulement de la formation et d’évaluer le ressenti et la satisfaction de chaque participant.
Clôture de session et évaluation à chaud en fin de formation :

Dans le cadre d’une formation en présentiel.

D’une part « avec le formateur » pour favoriser l’échange entre les différentes parties.
D’autre part « sans le formateur » pour laisser la possibilité aux apprenants de s’exprimer librement et d’exposer les éventuelles difficultés rencontrées.
Dans le cadre d’une formation à distance en “classe virtuelle”.

La clôture est réalisée par notre formateur.

Retour auprès des prescripteurs de la formation :

Appel téléphonique afin de faire le point sur ce qui a été transmis durant la formation, de savoir si le besoin est satisfait et si d’autres besoins sont apparus. Le résultat des questionnaires à chaud est transmis auprès des différentes parties prenantes (client, formateur, 3FPT, apprenants…). Mesure de l’utilisation des acquis de la formation avec un questionnaire d’évaluation à froid (transmis par mail plusieurs semaines ou plusieurs mois après la session d’apprentissage).