Cette formation “MS-PROJECT : Construire et gérer un planning avec ressources, suivi et multi-projets” permettra aux participants de :

• Posséder la méthode et acquérir les réflexes de planification dans les projets
• Réduire les délais et optimiser l’emploi des ressources
• Analyser les situations pour comprendre les risques de la planification, les maîtriser et les anticiper
• Disposer d’une vision globale et d’un savoir-faire pratique sur le logiciel MS Project
• Disposer de méthodes d’appréciation des enjeux et de prise de décisions

Chefs de projet, directeurs de projet, responsables de projet impliqués dans l’activité de planification de leur projet Planificateurs projets, Ingénieurs, cadres et techniciens participant à la réalisation d’un projet Toute personne désireuse d’acquérir une technique pratique et rationnelle de gestion de projets avec un outil simple reconnu

Concepts – Présentation

• Le Bouton Office
• L’onglet fichier ou Backstage
• Le ruban, onglet, groupe de commandes
• Présentation générale
• Ecran et vues
• Définition des objectifs
• Nouvelle interface Fluent
• Planification manuelle et automatique
• Création d’un fichier de projet
• Choix de la date de début ou de fin d’un projet
• Enregistrement du projet
• Option d’enregistrement automatique
• La chronologie ou ligne de temps

Les calendriers

• Affectation d’un calendrier au projet
• Modification du calendrier
• Affectation du calendrier au diagramme
• Affectation d’un calendrier à une tâche
• Gérer l’échelle de temps du diagramme
• Introduction à la notion de calendrier des ressources

Gestion du projet

• Durée totale du projet
• Pilotage du projet
• Chemin critique

Saisie du projet

• Saisie des tâches
• Désactiver les tâches
• Hiérarchisation
• Mise en place de jalons
• Mise en place des liens
• Les divers types de liens
• Notion de retard et d’avance
• Les contraintes et les échéances
• Les filtres
• Les tables de saisies
• Gérer rapidement l’affichage du diagramme de Gantt
• Les styles de diagramme de Gantt
• Mode planification manuelle ou automatique des tâches
• Saisie des tâches sans ordonnancement, ni durée

Formatage des barres, affichages et impression

• Modifier le format des barres
• Utilisation de champs libres
• Notion de marge totale, marge libre, marge négative
• Les différents types d’affichages dans Project
• Mode chronologie
• Diagramme de Gantt / Réseau PERT / Calendrier
• Utilisation des ressources
• Utilisation des tâches
• Utilisation et personnalisation des tables
• Les principaux types de champs de Project
• Champs système
• Champs personnalisables / Listes de valeurs
• Personnalisation du diagramme de Gantt
• Personnalisation des aperçus avant l’impression
• En-têtes / Pieds de page / Légendes

Suivi des projets

• Enregistrer la planification initiale ou planning de référence
• Effectuer le suivi du projet, saisir l’avancement
• Procéder à la mise à jour des tâches
• Gestion locale ou globale de l’avancement des tâches
• Les informations du “Gantt Suivi”
• Consultation des statistiques et création de rapports pour l’impression
• Les tables de saisie de l’avancement
• Pourcentage achevé / travail réalisé

Les mappages d’exportation et importation

• Utilisation des mappages préexistants
• Création de mappages

Les rapports

• Utilisation de rapports préexistants
• Création de rapports

La gestion des ressources

• Analyse des contraintes liées aux ressources
• Gestion des indisponibilités
• Mise en œuvre des coûts
• Analyse des priorités
• La notion d’affectation (durée fixe, capacité fixe et travail fixe)
• Mise en place de stratégie de durée des tâches
• Analyse des incidences suivant les choix d’affectation
• Mise en œuvre de l’affectation
• Outils de saisie d’affectation
• Exportation / importation de saisie
• Planificateur d’équipe

Planification et suivi en multi-projets

• Gestion des tâches en multi-projets
• Relations interprojets
• Liaison entre projets
• Insertion de projets
• Consolidation entre plusieurs projets
• Gestion des ressources multi-projets
• Mise en œuvre de la liste des ressources
• Gestion des calendriers
• Affectation de base des ressources
• Analyse des plans de charge multi-projets

La personnalisation de MS PROJECT

• Les outils d’analyse : projection de données avec des tables personnalisées
• Les principaux types de champs de Project (champs système, champs personnalisables, listes de valeurs)
• Les affichages liés aux hypothèses de travail
• Restriction des données avec les filtres
• Présentation des données avec les tris
• Les regroupements et champs calculés
• Les rapports prédéfinis et personnalisés
• Les liens hypertextes
• Récupération des éléments d’un projet à un autre
• Création d’un modèle de projet
• La chronologie ou ligne de temps
• Copier la chronologie
• Mode planification manuelle ou automatique des tâches
• Personnaliser le ruban

Fonctions d’import-export vers d’autres logiciels

• Enregistrer dans SharePoint / OneDrive
• Créer un PDF / XLS

Apports théoriques et alternance d’exposés et de cas pratiques
Positionnement : Entretien téléphonique, Questionnaire d’évaluation des attentes, Questionnaire d’évaluation de niveau
Évaluation : Exercice de synthèse noté, Tour de table, Évaluation des acquis
Rôle du formateur : Présentation d’un apport théorique, Organisation de jeux de rôles, Évaluation des acquis des participants
Documents : Manuel pédagogique, Copie du diaporama, Attestation de fin de formation
Moyens pédagogiques : Vidéo projecteur – Tableaux blancs – Supports de cours

Dans le cadre d’une formation en classe virtuelle :

le support de cours sera dématérialisé et transmis par e-mail ;
un lien de connexion à la plateforme sera envoyé 24 h avant le début de la formation.

Avant la formation :

Un questionnaire d’analyses des besoins est transmis aux participants afin que le formateur puisse adapter sa formation aux attentes et aux besoins exprimés. Ce questionnaire permet également l’évaluation des prérequis, et de s’assurer de la bonne adéquation entre les attentes du futur apprenant par rapport au contenu de la formation.
Pour les formations individualisées et spécifiques (intra), un audit téléphonique préalable est organisé entre le formateur et le pilote de la formation de notre client. Cet entretien téléphonique permet de déterminer la meilleure approche pédagogique et d’obtenir les informations nécessaires à l’élaboration d’un programme sur-mesure.
Dans le cadre d’une formation à distance, un lien de connexion à la plateforme est transmis 24 h avant le début de la formation.
Pendant la formation :

• Accueil des participants.
• Tour de table.
• Présentation du programme et des objectifs de la formation.
• Déroulement de la formation avec alternance d’apports théoriques et de cas pratiques (exercices, quizz, QCM, exercices à l’oral…).
• Un suivi continu de formation et des échanges entre le formateur et les apprenants permettant de mesurer la compréhension et l’assimilation des savoirs et savoir-faire.

En fin de journée : Un point est effectué sur ce qui a été étudié dans la journée afin de s’assurer que tout a bien été assimilé et de pouvoir éventuellement reprendre certaines parties en fonction des retours des apprenants. Compte rendu journalier oral du formateur après de notre équipe pédagogique.
En fin de formation :Un questionnaire d’évaluation des acquis permet de mesurer les connaissances acquises pendant la formation et d’établir un niveau d’acquisition (hors parcours certifiant).
Une fiche d’évaluation à chaud permet d’avoir un retour sur les conditions de déroulement de la formation et d’évaluer le ressenti et la satisfaction de chaque participant.
Clôture de session et évaluation à chaud en fin de formation :

Dans le cadre d’une formation en présentiel.

D’une part « avec le formateur » pour favoriser l’échange entre les différentes parties.
D’autre part « sans le formateur » pour laisser la possibilité aux apprenants de s’exprimer librement et d’exposer les éventuelles difficultés rencontrées.
Dans le cadre d’une formation à distance en “classe virtuelle”.

La clôture est réalisée par notre formateur.

Retour auprès des prescripteurs de la formation :

Appel téléphonique afin de faire le point sur ce qui a été transmis durant la formation, de savoir si le besoin est satisfait et si d’autres besoins sont apparus. Le résultat des questionnaires à chaud est transmis auprès des différentes parties prenantes (client, formateur, 3FPT, apprenants…). Mesure de l’utilisation des acquis de la formation avec un questionnaire d’évaluation à froid (transmis par mail plusieurs semaines ou plusieurs mois après la session d’apprentissage).