Organiser et veiller à la bonne réalisation et à la réussite des actions de formation : tel est l’objectif de l’assistante formation, chargée de la réalisation de tâches administratives, du suivi financier et budgétaire, de l’analyse des besoins des salariés, de l’organisation logistique (sélection des prestataires, gestion des dossiers, organisation des sessions, maîtrise des budgets, facturation et encaissement, etc.).

Cette formation “Maîtrisez votre fonction d’Assistante formation” permettra aux participants de mieux appréhender leur rôle et leurs missions au sein du service formation et d’apprendre à utiliser les outils de suivi des actions de formation pour optimiser les budgets et la qualité :

• identifier les clés du métier d’Assistante formation (rôle et missions)
• Maîtriser le cadre réglementaire suite à la réforme de la formation Professionnelle et les différents dispositifs de formation
• Connaitre les modes de financement de la formation afin d’optimiser les budgets
• Suivre et gérer les actions de formation grâce à des tableaux de bord adaptés

Assistant (e)s formation, assistant (e) s du personnel ou du service Ressources Humaines, personne nouvellement nouvelle

Les clés du métier d’Assistante formation

• Le rôle des acteurs de la formation au sein de l’entreprise
• La place et le rôle de l’Assistante formation dans l’équipe formation
• Assister le Responsable Formation dans la mise en œuvre des formations externes et interne
• contribuer à la détection des besoins, rédaction du cahier des charges, recherche des prestataires potentiel
• participer à la communication interne, assurer l’interface entre les différents intervenants, évaluer les formations
• Monter les dossiers administratifs et logistiques des actions de formation
• Établir les demandes de remboursement auprès du MEFPAI et autres financeurs et contrôler les paiements
• Participer à l’élaboration du plan de développement des compétences (diagnostic des besoins de formation service par service)
• Accueillir les jeunes en stage et le cadre du tutorat
• Coordonner le déroulement des actions de formations

Le cadre réglementaire et juridique de la formation

• Cadre juridique et réforme de la Formation Professionnelle Continue (FPC)
• Participation financière des entreprises
• Le rôle des représentants du personnel et les obligations de l’entreprise
• Les différents dispositifs de Formation Professionnelle : Le plan de développement des compétences,
• Dispositif de suivi des salariés

Les modes de financement

• Les obligations de l’entreprise en matière de formation et de contribution à la FPC
• Le rôle des MEFPAI dans le financement de la formation
• Budgétiser les actions de formation en fonction des priorités de l’entreprise
• Articuler les différents dispositifs pour optimiser les financements

Participer à l’élaboration du plan de développement des compétences.

• Recueillir, analyser et traiter les besoins
• Synthétiser les entretiens professionnels
• Évaluer le coût des actions de formation et choix des prestataires
• Établir les conventions avec les MEFPAI et les organismes de formation
• Préparer les réunions d’information et la communication interne

Suivre et évaluer les actions de formation

• Élaborer les tableaux de bord
• Suivre les actions réalisées et contribuer à l’efficacité du service formation
• Exploiter les évaluations des actions de formation (évaluation des compétences acquises, sélection des organismes de formation, etc.)
• Communiquer sur la “formation” et informer la direction et les responsables de service

Apports théoriques et alternance d’exposés et de cas pratiques
Positionnement : Entretien téléphonique, Questionnaire d’évaluation des attentes, Questionnaire d’évaluation de niveau
Évaluation : Exercice de synthèse noté, Tour de table, Évaluation des acquis
Rôle du formateur : Présentation d’un apport théorique, Organisation de jeux de rôles, Évaluation des acquis des participants
Documents : Manuel pédagogique, Copie du diaporama, Attestation de fin de formation
Moyens pédagogiques : Vidéo projecteur – Tableaux blancs – Supports de cours

Dans le cadre d’une formation en classe virtuelle :

le support de cours sera dématérialisé et transmis par e-mail ;
un lien de connexion à la plateforme sera envoyé 24 h avant le début de la formation.

Avant la formation :

Un questionnaire d’analyses des besoins est transmis aux participants afin que le formateur puisse adapter sa formation aux attentes et aux besoins exprimés. Ce questionnaire permet également l’évaluation des prérequis, et de s’assurer de la bonne adéquation entre les attentes du futur apprenant par rapport au contenu de la formation.
Pour les formations individualisées et spécifiques (intra), un audit téléphonique préalable est organisé entre le formateur et le pilote de la formation de notre client. Cet entretien téléphonique permet de déterminer la meilleure approche pédagogique et d’obtenir les informations nécessaires à l’élaboration d’un programme sur-mesure.
Dans le cadre d’une formation à distance, un lien de connexion à la plateforme est transmis 24 h avant le début de la formation.
Pendant la formation :

• Accueil des participants.
• Tour de table.
• Présentation du programme et des objectifs de la formation.
• Déroulement de la formation avec alternance d’apports théoriques et de cas pratiques (exercices, quizz, QCM, exercices à l’oral…).
• Un suivi continu de formation et des échanges entre le formateur et les apprenants permettant de mesurer la compréhension et l’assimilation des savoirs et savoir-faire.

En fin de journée : Un point est effectué sur ce qui a été étudié dans la journée afin de s’assurer que tout a bien été assimilé et de pouvoir éventuellement reprendre certaines parties en fonction des retours des apprenants. Compte rendu journalier oral du formateur après de notre équipe pédagogique.
En fin de formation :Un questionnaire d’évaluation des acquis permet de mesurer les connaissances acquises pendant la formation et d’établir un niveau d’acquisition (hors parcours certifiant).
Une fiche d’évaluation à chaud permet d’avoir un retour sur les conditions de déroulement de la formation et d’évaluer le ressenti et la satisfaction de chaque participant.
Clôture de session et évaluation à chaud en fin de formation :

Dans le cadre d’une formation en présentiel.

D’une part « avec le formateur » pour favoriser l’échange entre les différentes parties.
D’autre part « sans le formateur » pour laisser la possibilité aux apprenants de s’exprimer librement et d’exposer les éventuelles difficultés rencontrées.
Dans le cadre d’une formation à distance en “classe virtuelle”.

La clôture est réalisée par notre formateur.

Retour auprès des prescripteurs de la formation :

Appel téléphonique afin de faire le point sur ce qui a été transmis durant la formation, de savoir si le besoin est satisfait et si d’autres besoins sont apparus. Le résultat des questionnaires à chaud est transmis auprès des différentes parties prenantes (client, formateur, 3FPT, apprenants…). Mesure de l’utilisation des acquis de la formation avec un questionnaire d’évaluation à froid (transmis par mail plusieurs semaines ou plusieurs mois après la session d’apprentissage).