Cette formation “Maîtriser les achats de frais généraux et des prestations de services” permettra aux acheteurs de conforter leurs “bonnes pratiques” face à l’exigence des utilisateurs finaux de l’entreprise et au professionnalisme des prestataires :

• Acquérir les connaissances de base indispensables à l’achat de frais généraux et de prestations de services
• Acquérir une méthodologie et les outils appropriés pour l’achat de frais généraux et des prestations de services
• Négocier en termes de qualité, prix et résultats
• Développer sa capacité à anticiper les risques sur ce type de contrats
• Préparer ses négociations d’achat en identifiant des leviers de négociation

Acheteurs de frais généraux, assistantes de PME, toutes personnes impliquée dans les achats de prestations de services.

Les achats de frais généraux et de prestation de services

• L’organisation des achats et son impact en termes d’efficience
• Les règles relatives à la fonction achat dans une organisation
• Connaître les spécificités de l’achat de prestations de services
• La place des achats de frais généraux dans l’organisation
• Notions d’externalisation et de sous-traitance des prestations
• Pourquoi faire appel à la sous-traitance et à des prestataires externes
• Les contraintes de l’achat de frais généraux et de prestations de services

La segmentation des achats de frais généraux et leurs spécificités

• Le Gardiennage et la surveillance des locaux
• L’entretien des locaux et nettoyage
• L’entretien d’espaces verts
• L’externalisation des fonctions accueil et restauration
• Les Transports et les déplacements
• Les achats d’intérim
• Les services informatiques et télécommunication
• La reprographie, fournitures et consommables

Les aspects juridiques des achats de frais généraux

• Les différents types de contrats (entreprise, vente, louage, sous-traitance)
• Les risques juridiques liés à certaines prestations

­- délit de marchandage
– prêt de main d’œuvre à but lucratif
– les interventions sur sites

• Les notions d’obligation de moyens et d’obligation de résultats : incidences en termes de responsabilités
• Les conditions liées à l’intérim
• Préparer et organiser l’accès des entreprises extérieures en respectant les règles de sécurité
• Les clauses habituelles des contrats d’achats de frais généraux et de prestation de services

Le processus achat appliqué à l’achat de frais généraux et des prestations de services

• Traduire une demande opérationnelle en besoin fonctionnel
• Rédiger un cahier des charges technique et fonctionnel
• Définir les critères d’évaluation et de sélection des prestataires
• Consultation et dépouillement des offres
• Définir les leviers de négociation adéquats
• Le suivi de la réalisation des prestations
• L’évaluation de la conformité des prestations

Apports théoriques et alternance d’exposés et de cas pratiques
Positionnement : Entretien téléphonique, Questionnaire d’évaluation des attentes, Questionnaire d’évaluation de niveau
Évaluation : Exercice de synthèse noté, Tour de table, Évaluation des acquis
Rôle du formateur : Présentation d’un apport théorique, Organisation de jeux de rôles, Évaluation des acquis des participants
Documents : Manuel pédagogique, Copie du diaporama, Attestation de fin de formation
Moyens pédagogiques : Vidéo projecteur – Tableaux blancs – Supports de cours

Dans le cadre d’une formation en classe virtuelle :

le support de cours sera dématérialisé et transmis par e-mail ;
un lien de connexion à la plateforme sera envoyé 24 h avant le début de la formation.

Avant la formation :

Un questionnaire d’analyses des besoins est transmis aux participants afin que le formateur puisse adapter sa formation aux attentes et aux besoins exprimés. Ce questionnaire permet également l’évaluation des prérequis, et de s’assurer de la bonne adéquation entre les attentes du futur apprenant par rapport au contenu de la formation.
Pour les formations individualisées et spécifiques (intra), un audit téléphonique préalable est organisé entre le formateur et le pilote de la formation de notre client. Cet entretien téléphonique permet de déterminer la meilleure approche pédagogique et d’obtenir les informations nécessaires à l’élaboration d’un programme sur-mesure.
Dans le cadre d’une formation à distance, un lien de connexion à la plateforme est transmis 24 h avant le début de la formation.
Pendant la formation :

• Accueil des participants.
• Tour de table.
• Présentation du programme et des objectifs de la formation.
• Déroulement de la formation avec alternance d’apports théoriques et de cas pratiques (exercices, quizz, QCM, exercices à l’oral…).
• Un suivi continu de formation et des échanges entre le formateur et les apprenants permettant de mesurer la compréhension et l’assimilation des savoirs et savoir-faire.

En fin de journée : Un point est effectué sur ce qui a été étudié dans la journée afin de s’assurer que tout a bien été assimilé et de pouvoir éventuellement reprendre certaines parties en fonction des retours des apprenants. Compte rendu journalier oral du formateur après de notre équipe pédagogique.
En fin de formation :Un questionnaire d’évaluation des acquis permet de mesurer les connaissances acquises pendant la formation et d’établir un niveau d’acquisition (hors parcours certifiant).
Une fiche d’évaluation à chaud permet d’avoir un retour sur les conditions de déroulement de la formation et d’évaluer le ressenti et la satisfaction de chaque participant.
Clôture de session et évaluation à chaud en fin de formation :

Dans le cadre d’une formation en présentiel.

D’une part « avec le formateur » pour favoriser l’échange entre les différentes parties.
D’autre part « sans le formateur » pour laisser la possibilité aux apprenants de s’exprimer librement et d’exposer les éventuelles difficultés rencontrées.
Dans le cadre d’une formation à distance en “classe virtuelle”.

La clôture est réalisée par notre formateur.

Retour auprès des prescripteurs de la formation :

Appel téléphonique afin de faire le point sur ce qui a été transmis durant la formation, de savoir si le besoin est satisfait et si d’autres besoins sont apparus. Le résultat des questionnaires à chaud est transmis auprès des différentes parties prenantes (client, formateur, 3FPT, apprenants…). Mesure de l’utilisation des acquis de la formation avec un questionnaire d’évaluation à froid (transmis par mail plusieurs semaines ou plusieurs mois après la session d’apprentissage).