La formation à la gestion multi projets vise à développer les compétences des chefs de projets maitrisant déjà la conduite d’un projet. Pour piloter plusieurs projets en parallèle, le manager doit s’approprier des méthodes efficaces et disposer d’outils opérationnels performants.
Grâce à cette formation “Maîtriser la gestion multi-projets” les participants seront capables de :
– Comprendre comment hiérarchiser et piloter divers projets
– Organiser son système de pilotage multi-projets
– Savoir gérer différents projets aux enjeux et niveaux d’avancement différents
– Maitriser la planification et savoir répartir les rôles et les responsabilités
– Savoir arbitrer et communiquer sur les différents projets

Chefs de projets, directeur de projets confronté à la gestion de plusieurs projets simultanément, toute personne impliquée dans plusieurs projets.

1. Les enjeux de la gestion multiprojets

• Stratégie et hiérarchisation des projets de l’entreprise
• Rôle et place du responsable de plusieurs projets (comité de pilotage, commanditaire)
• Les fondamentaux du pilotage en multiprojets
• Passer de la gestion projet unique à la gestion multiprojets
• Facteurs clés de succès dans la gestion multiprojets

2. Organiser le fonctionnement multiprojets

• Piloter des multiprojets en parallèle
• Hiérarchiser évaluer et prioriser les projets
• Une vision claire des acteurs des différents projets
• Coordination maîtrise d’œuvre et maîtrise d’ouvrage (Identifier et intégrer les attentes des parties prenantes)
• Cartographier et ordonnancer les projets à manager
• Optimiser son temps en multiprojets

3. Planifier les différents projets

• Mettre en place une organisation et une méthodologie commune aux différents projets
• Evaluer pour chaque chaque projet les charges de travail
• Détecter les impacts croisés
• Utiliser les outils de travail collaboratif

4. Gérer les ressources des différents projets

• Obtenir une vision synthétique de la charge des ressources affectées sur les divers projets
• Négocier les ressources avec les responsables hiérarchiques
• Identifier les phases critiques, les ressources critiques (surcharges) et arbitrer
• Prévenir et traiter les risques de défection et les goulets d’étranglement

5. Management transversal et communication en multiprojets

• Savoir décider en environnement multiprojets
• Savoir adapter son management dans un environnement multiprojets
• Définir les rôles, organiser les équipes
• Impliquer les équipes projets de manière homogène
• Savoir déléguer en intégrant les facteurs de motivation
• Définir les tableaux de bord multi-projets
• Piloter la communication aux différentes instances
• Organiser les réunions de suivi

6. Suivre et arbitrer les différents projets

• Coordonner l’ensemble de projets
• Suivre l’avancement des différents projets
• Mettre en place un tableau de bord multiprojets
• Méthodologie et règles d’arbitrage en fonction de l’importance et de l’urgence de chaque projet

7. Gérer la communication

• Élaborer un plan de communication spécifique à chaque projet
• La communication au sein du projet (réunion, compte-rendu, état d’avancement)
• Collaborer entre chefs de projets, contribuer à la fertilisation croisée des compétences

Apports théoriques et alternance d’exposés et de cas pratiques
Positionnement : Entretien téléphonique, Questionnaire d’évaluation des attentes, Questionnaire d’évaluation de niveau
Évaluation : Exercice de synthèse noté, Tour de table, Évaluation des acquis
Rôle du formateur : Présentation d’un apport théorique, Organisation de jeux de rôles, Évaluation des acquis des participants
Documents : Manuel pédagogique, Copie du diaporama, Attestation de fin de formation
Moyens pédagogiques : Vidéo projecteur – Tableaux blancs – Supports de cours

Dans le cadre d’une formation en classe virtuelle :

le support de cours sera dématérialisé et transmis par e-mail ;
un lien de connexion à la plateforme sera envoyé 24 h avant le début de la formation.

Avant la formation :

Un questionnaire d’analyses des besoins est transmis aux participants afin que le formateur puisse adapter sa formation aux attentes et aux besoins exprimés. Ce questionnaire permet également l’évaluation des prérequis, et de s’assurer de la bonne adéquation entre les attentes du futur apprenant par rapport au contenu de la formation.
Pour les formations individualisées et spécifiques (intra), un audit téléphonique préalable est organisé entre le formateur et le pilote de la formation de notre client. Cet entretien téléphonique permet de déterminer la meilleure approche pédagogique et d’obtenir les informations nécessaires à l’élaboration d’un programme sur-mesure.
Dans le cadre d’une formation à distance, un lien de connexion à la plateforme est transmis 24 h avant le début de la formation.
Pendant la formation :

• Accueil des participants.
• Tour de table.
• Présentation du programme et des objectifs de la formation.
• Déroulement de la formation avec alternance d’apports théoriques et de cas pratiques (exercices, quizz, QCM, exercices à l’oral…).
• Un suivi continu de formation et des échanges entre le formateur et les apprenants permettant de mesurer la compréhension et l’assimilation des savoirs et savoir-faire.

En fin de journée : Un point est effectué sur ce qui a été étudié dans la journée afin de s’assurer que tout a bien été assimilé et de pouvoir éventuellement reprendre certaines parties en fonction des retours des apprenants. Compte rendu journalier oral du formateur après de notre équipe pédagogique.
En fin de formation :Un questionnaire d’évaluation des acquis permet de mesurer les connaissances acquises pendant la formation et d’établir un niveau d’acquisition (hors parcours certifiant).
Une fiche d’évaluation à chaud permet d’avoir un retour sur les conditions de déroulement de la formation et d’évaluer le ressenti et la satisfaction de chaque participant.
Clôture de session et évaluation à chaud en fin de formation :

Dans le cadre d’une formation en présentiel.

D’une part « avec le formateur » pour favoriser l’échange entre les différentes parties.
D’autre part « sans le formateur » pour laisser la possibilité aux apprenants de s’exprimer librement et d’exposer les éventuelles difficultés rencontrées.
Dans le cadre d’une formation à distance en “classe virtuelle”.

La clôture est réalisée par notre formateur.

Retour auprès des prescripteurs de la formation :

Appel téléphonique afin de faire le point sur ce qui a été transmis durant la formation, de savoir si le besoin est satisfait et si d’autres besoins sont apparus. Le résultat des questionnaires à chaud est transmis auprès des différentes parties prenantes (client, formateur, 3FPT, apprenants…). Mesure de l’utilisation des acquis de la formation avec un questionnaire d’évaluation à froid (transmis par mail plusieurs semaines ou plusieurs mois après la session d’apprentissage).