Acquérir les connaissances de base pour utiliser l’espace collaboratif SharePoint.
Cette formation “Les bases d’utilisation SharePoint” permettra aux participants de :

• Appréhender les technologies SharePoint
• Mettre en œuvre, configurer et utiliser SharePoint
• Maîtriser la configuration de SharePoint

Utilisateur bureautique amené à partager, diffuser, modifier des fichiers en collaboration avec d’autres utilisateurs

Utilisation et configuration

• Construire la structure du site SharePoint

– Créer des sites d’équipes
– Créer des espaces de documents – Utilisation avec Word et Excel
– Créer des espaces de réunion – Utilisation avec Outlook
– Présentation des listes par défaut et des modèles de liste
– Ajouter, modifier et supprimer du contenu dans les listes SharePoint
– Trier et filtrer le contenu
– Créer et gérer des listes prédéfinies (Annonces, Liens, Contacts,Evénements,Tâches, Suivi des problèmes)
– Créer des listes personnalisées
– Créer et gérer des colonnes
– Présentation et utilisation des colonnes de site
– Créer et gérer des affichages
– Présentation et utilisation de types de contenu et types de contenu de sites
– Présentation des librairies de documents
– Créer un nouveau document, un dossier et ajouter des documents à une librairie
– Créer et gérer des librairies :Librairies de documents, Librairies de formulaires, Librairie d’images
– Créer des discussions et des sondages

• Mon Site SharePoint

– Présentation du site « Mon Site »
– Renseigner et définir l’accès à son profil
– Utiliser de façon efficace la vue partagée et la vue personnelle

• WebParts

– Présentation des WebParts
– Ajouter des WebParts à une page
– Déplacer, fermer et supprimer des WebParts
– Modifier les propriétés des WebParts
– Enregistrer une WebPart pour la réutiliser dans un autre site, notion de galerie de serveur
– Utilisation de la WebPart de gestion de contenu

• Workflows

– Présentation des Workflows
– Administration des Workflows
– Utilisation de la galerie de Workflow

• Intégration de SharePoint au sein de la suite Office

– Publication de contenu depuis Word, Excel et Access
– Gestion du contenu depuis Outlook
– Vue d’ensemble de l’intégration de SharePoint avec la suite Office
– Extensions des applications Office
– Gérer une liste avec Excel ou Access

• Maintenance (Présentation des modèles physique et logique de SharePoint)

Personnalisation de SharePoint

• Administration des sites SharePoint

– Gestion des quotas sur les sites
– Gestion des alertes
– Mise en oeuvre de modèles de sites personnalisés
– Modification des modèles de sites (ghosting)
– Déplacement de sites d’une arborescence à une autre

• Configuration du moteur de recherche et d’indexation

– Installation de filtres de recherches (PDF, chm, etc.)
– Configuration de l’indexation sur différentes sources de contenus (dossiers publiques Exchange, dossiers partagés, autre site Internet…
– Configuration de l’indexation

• La gestion du contenu Web (WCM)

– Présentation du Web Content Management (WCM)
– Les fonctionnalités spécifiques au WCM
– Création de modèles de page (“Page Layouts”) spécifiques au WCM
– Modification de la charte graphique des pages créées sous SharePoint

• Les fonctionnalités BI

– Présentation des Excel Services
– Publier des rapports depuis Excel Services
– Les compteurs de performance (KPI)
– Création de formulaires électroniques grâce à InfoPath et Forms Services
– Présentation d’InfoPath
– Edition de formulaires
– Saisie et soumission de formulaire

Étendre les possibilités avec SharePoint Designer

• Modification de sites SharePoint

– Développement d’interfaces visuellement riches
– Personnalisation des structures de page prédéfinies
– Création de feuilles de styles CSS

• Affichage de données dynamiques

– Référencement de sources de données
– Liaison à plusieurs sources de données
– Alimentation de vues de données

• Changements de mise en page

– Standardisation avec les thèmes
– Personnalisation avec les modèles

• Améliorer la navigation

– Personnalisation de la barre de lancement rapide
– Contrôle de la hiérarchie de navigation

• Workflows (Création de Workflows personnalisés avec SharePoint Designer)

Apports théoriques et alternance d’exposés et de cas pratiques
Positionnement : Entretien téléphonique, Questionnaire d’évaluation des attentes, Questionnaire d’évaluation de niveau
Évaluation : Exercice de synthèse noté, Tour de table, Évaluation des acquis
Rôle du formateur : Présentation d’un apport théorique, Organisation de jeux de rôles, Évaluation des acquis des participants
Documents : Manuel pédagogique, Copie du diaporama, Attestation de fin de formation
Moyens pédagogiques : Vidéo projecteur – Tableaux blancs – Supports de cours

Dans le cadre d’une formation en classe virtuelle :

le support de cours sera dématérialisé et transmis par e-mail ;
un lien de connexion à la plateforme sera envoyé 24 h avant le début de la formation.

Avant la formation :

Un questionnaire d’analyses des besoins est transmis aux participants afin que le formateur puisse adapter sa formation aux attentes et aux besoins exprimés. Ce questionnaire permet également l’évaluation des prérequis, et de s’assurer de la bonne adéquation entre les attentes du futur apprenant par rapport au contenu de la formation.
Pour les formations individualisées et spécifiques (intra), un audit téléphonique préalable est organisé entre le formateur et le pilote de la formation de notre client. Cet entretien téléphonique permet de déterminer la meilleure approche pédagogique et d’obtenir les informations nécessaires à l’élaboration d’un programme sur-mesure.
Dans le cadre d’une formation à distance, un lien de connexion à la plateforme est transmis 24 h avant le début de la formation.
Pendant la formation :

• Accueil des participants.
• Tour de table.
• Présentation du programme et des objectifs de la formation.
• Déroulement de la formation avec alternance d’apports théoriques et de cas pratiques (exercices, quizz, QCM, exercices à l’oral…).
• Un suivi continu de formation et des échanges entre le formateur et les apprenants permettant de mesurer la compréhension et l’assimilation des savoirs et savoir-faire.

En fin de journée : Un point est effectué sur ce qui a été étudié dans la journée afin de s’assurer que tout a bien été assimilé et de pouvoir éventuellement reprendre certaines parties en fonction des retours des apprenants. Compte rendu journalier oral du formateur après de notre équipe pédagogique.
En fin de formation :Un questionnaire d’évaluation des acquis permet de mesurer les connaissances acquises pendant la formation et d’établir un niveau d’acquisition (hors parcours certifiant).
Une fiche d’évaluation à chaud permet d’avoir un retour sur les conditions de déroulement de la formation et d’évaluer le ressenti et la satisfaction de chaque participant.
Clôture de session et évaluation à chaud en fin de formation :

Dans le cadre d’une formation en présentiel.

D’une part « avec le formateur » pour favoriser l’échange entre les différentes parties.
D’autre part « sans le formateur » pour laisser la possibilité aux apprenants de s’exprimer librement et d’exposer les éventuelles difficultés rencontrées.
Dans le cadre d’une formation à distance en “classe virtuelle”.

La clôture est réalisée par notre formateur.

Retour auprès des prescripteurs de la formation :

Appel téléphonique afin de faire le point sur ce qui a été transmis durant la formation, de savoir si le besoin est satisfait et si d’autres besoins sont apparus. Le résultat des questionnaires à chaud est transmis auprès des différentes parties prenantes (client, formateur, 3FPT, apprenants…). Mesure de l’utilisation des acquis de la formation avec un questionnaire d’évaluation à froid (transmis par mail plusieurs semaines ou plusieurs mois après la session d’apprentissage).