Les Assistantes et assistants “Achats – Approvisionnements” travaillent en étroite collaboration avec les équipes opérationnelles d’acheteurs au niveau de la réalisation des différentes étapes du processus achats. Ils sont chargés des différents aspects administratifs du processus d’achats (relation fournisseurs, recherche de futurs partenaires potentiels, gestion des plannings d’achats, édition des bons de commande, suivi logistique, etc).
Cette “Formation des assistants achats et approvisionnements” destinées aux assistantes et assistants achats permettra aux participants de :

• Maîtriser le vocabulaire et les principales étapes du cycle “achats”
• Acquérir les connaissances, les méthodes et les outils pour pouvoir seconder efficacement l’acheteur ou le responsable achat
• D’assurer la logistique d’approvisionnement de la société ou de l’organisation
• Maîtriser le « back-office » d’un service achats (traitement des commandes, réalisation des appels d’offre, évaluation des fournisseurs)
• De comprendre les enjeux de qualité liés à la fonction achats
• Pouvoir mener un entretien téléphonique efficace dans le cadre de ses missions

Date : 21-01-2023 au 22-01-2023
Prix HT : 220.000 FCFA

Assistantes et assistants acheteurs, approvisionneurs, Assistantes et assistants des services logistiques, gestionnaires de stocks et des approvisionnements.

Les fondamentaux de la fonction achats

• Le rôle déterminant des achats dans l’entreprise
• La mission de l’assistant achats et approvisionnements
• Interaction avec les autres fonctions de l’entreprise
• Caractéristiques de la logistique d’approvisionnement
• Organisation administrative du service achats et approvisionnements

Maîtriser le back-office de la fonction Achats

• La préparation de l’acte d’achat

– Construire la courbe A.B.C.
– Maintenir le fichier produit et le fichier fournisseur
– La gestion de la documentation et de l’information
– L’apport du e-procurement
– L’expression du besoin, la demande d’achat
– Le cahier des charges
– Organisation et gestion d’une consultation fournisseur
– Les mentions nécessaires à l’établissement du bon de commande
– Les clauses fondamentales d’un contrat
– Vérification des accusés de réception de Commande

• Le traitement et la gestion des appels d’offres

– Objet de la consultation et résumé des principaux points
– Clauses de l’appel d’offres
– Exigences concernant le besoin
– Critères de sélection
– Échéanciers
– Processus

• Le traitement des commandes

– La rédaction de la commande
– Les différents types de commande
– Le circuit d’approbation des commandes
– La mise en place du suivi des commandes
– Les différentes formes de relances
– Le suivi des réceptions
– Le règlement des litiges sur livraison et facturation
– Procédures de vérification de factures
– Le suivi des ordres en cours
– Les différents types de contrôle qualité fournisseur
– La gestion des incidents et litiges

• Le traitement des stocks et approvisionnements

– Les méthodes de réapprovisionnement
– Les Notions essentielles à la gestion des stocks
– La Mise en place d’un suivi des stocks
– Le contrôle qualitatif et quantitatif des réceptions

• L’évaluation des fournisseurs
• Les bases documentaires

– La mise en place de fichiers produits et fournisseurs
– Approfondir sa connaissance des marchés, produits et fournisseurs : apprendre à apprendre
– Gagner en efficacité par l’utilisation d’internet

Être une aide efficace à la gestion et à la décision des achats

• Analyse des prix et suivi des prix
• Prise en compte des révisions des prix
• Initiation à la gestion des approvisionnements
• Les coûts de possession des stocks
• Les méthodes classiques de réapprovisionnements
• Mise en place des approvisionnements à flux tendus
• Les méthodes d’inventaires physiques et la valorisation des stocks

La démarche qualité liée aux achats

• Les différents référentiels (SO 9000 v2000 EAQF)
• Les liens entre les achats, approvisionnements et qualité
• Le contrat client-fournisseur

La communication et la négociation des achats

• Les outils pour bien négocier au téléphone
• Comment définir des objectifs
• Les attitudes gagnantes
• Le suivi de la performance
• Comment solutionner les situations difficiles

Apports théoriques et alternance d’exposés et de cas pratiques
Positionnement : Entretien téléphonique, Questionnaire d’évaluation des attentes, Questionnaire d’évaluation de niveau
Évaluation : Exercice de synthèse noté, Tour de table, Évaluation des acquis
Rôle du formateur : Présentation d’un apport théorique, Organisation de jeux de rôles, Évaluation des acquis des participants
Documents : Manuel pédagogique, Copie du diaporama, Attestation de fin de formation
Moyens pédagogiques : Vidéo projecteur – Tableaux blancs – Supports de cours

Dans le cadre d’une formation en classe virtuelle :

le support de cours sera dématérialisé et transmis par e-mail ;
un lien de connexion à la plateforme sera envoyé 24 h avant le début de la formation.

Avant la formation :

Un questionnaire d’analyses des besoins est transmis aux participants afin que le formateur puisse adapter sa formation aux attentes et aux besoins exprimés. Ce questionnaire permet également l’évaluation des prérequis, et de s’assurer de la bonne adéquation entre les attentes du futur apprenant par rapport au contenu de la formation.
Pour les formations individualisées et spécifiques (intra), un audit téléphonique préalable est organisé entre le formateur et le pilote de la formation de notre client. Cet entretien téléphonique permet de déterminer la meilleure approche pédagogique et d’obtenir les informations nécessaires à l’élaboration d’un programme sur-mesure.
Dans le cadre d’une formation à distance, un lien de connexion à la plateforme est transmis 24 h avant le début de la formation.
Pendant la formation :

• Accueil des participants.
• Tour de table.
• Présentation du programme et des objectifs de la formation.
• Déroulement de la formation avec alternance d’apports théoriques et de cas pratiques (exercices, quizz, QCM, exercices à l’oral…).
• Un suivi continu de formation et des échanges entre le formateur et les apprenants permettant de mesurer la compréhension et l’assimilation des savoirs et savoir-faire.

En fin de journée : Un point est effectué sur ce qui a été étudié dans la journée afin de s’assurer que tout a bien été assimilé et de pouvoir éventuellement reprendre certaines parties en fonction des retours des apprenants. Compte rendu journalier oral du formateur après de notre équipe pédagogique.
En fin de formation :Un questionnaire d’évaluation des acquis permet de mesurer les connaissances acquises pendant la formation et d’établir un niveau d’acquisition (hors parcours certifiant).
Une fiche d’évaluation à chaud permet d’avoir un retour sur les conditions de déroulement de la formation et d’évaluer le ressenti et la satisfaction de chaque participant.
Clôture de session et évaluation à chaud en fin de formation :

Dans le cadre d’une formation en présentiel.

D’une part « avec le formateur » pour favoriser l’échange entre les différentes parties.
D’autre part « sans le formateur » pour laisser la possibilité aux apprenants de s’exprimer librement et d’exposer les éventuelles difficultés rencontrées.
Dans le cadre d’une formation à distance en “classe virtuelle”.

La clôture est réalisée par notre formateur.

Retour auprès des prescripteurs de la formation :

Appel téléphonique afin de faire le point sur ce qui a été transmis durant la formation, de savoir si le besoin est satisfait et si d’autres besoins sont apparus. Le résultat des questionnaires à chaud est transmis auprès des différentes parties prenantes (client, formateur, 3FPT, apprenants…). Mesure de l’utilisation des acquis de la formation avec un questionnaire d’évaluation à froid (transmis par mail plusieurs semaines ou plusieurs mois après la session d’apprentissage).