Préparer, conduire une réunion et créer une dynamique de groupe pour traiter les sujets de manière efficace nécessite d’utiliser les outils et les méthodes appropriées. Que vous soyez dirigeant, directeur, manager, agent de maîtrise ou ingénieur, les réunions sont indissociables de vos emplois du temps au sein de votre entreprise.

Cette formation “Comment piloter et animer une réunion professionnelle avec efficacité” permettra aux participants d’apprendre et mettre en place les mécanismes permettant de “conduire une réunion” efficacement et de maîtriser le groupe :

• Définir les objectifs à atteindre et apprendre à conduire une réunion dans le respect des objectifs
• Identifier les démarches et outils pour animer efficacement une réunion
• Faciliter la transmission des messages en utilisant des outils simples
• Créer un espace d’échanges positifs et constructifs
• Connaître le rôle de l’animateur pour ne pas outrepasser ses droits
• Sécuriser les participants et créer une ambiance de travail détendue
• Faire face à toutes les situations inattendues
• Savoir clore une réunion

Cette formation s’adresse à toute personne susceptible de conduire ou d’animer une réunion et de piloter un groupe de travail : réunion d’équipe, comité d’étude, conseil d’administration, réunion de groupe divers, projets…

Les différents types de réunion

• les objectifs d’une réunion facteurs déterminants (information, échange, résolution de problème)
• la prise de parole et ses objectifs
• la présentation

Les éléments nécessaires à la conduite d’une réunion efficace

• définir le thème de la réunion
• définir les objectifs à atteindre
• définir l’ordre du jour, les points à aborder pour atteindre l’objectif
• définir les rôles de chacun

La préparation de votre réunion

• méthode à utiliser et outils à mettre en place
• la logistique indispensable à la réussite de votre réunion

Les clés d’une animation efficace

• l’introduction
• établir le plan d’action
• les différents rôles (animateur, intervenant)

– rôle de leadership : conduire la réunion (forme et contenu)
– rôle de régulation : recentrer, réguler les échanges entre les divers participants
– rôle de facilitation : choisir des méthodes et des outils d’animation adaptés
– rôle d’élucidation : gérer les aspects relationnels et les tensions internes

• identifier les attentes des participants
• gérer les discussions et piloter les étapes de la réunion
• la gestion du groupe
• susciter la participation et l’intérêt des participants
• discipliner le groupe, décoder et contrer les conduites excessives
• permettre la conclusion

Le suivi et l’après-réunion

• l’évaluation de l’atteinte des objectifs
• le debriefing et les actions à mettre en œuvre
• la répartition des rôles
• le compte rendu élément de formalisme indispensable

Apports théoriques et alternance d’exposés et de cas pratiques
Positionnement : Entretien téléphonique, Questionnaire d’évaluation des attentes, Questionnaire d’évaluation de niveau
Évaluation : Exercice de synthèse noté, Tour de table, Évaluation des acquis
Rôle du formateur : Présentation d’un apport théorique, Organisation de jeux de rôles, Évaluation des acquis des participants
Documents : Manuel pédagogique, Copie du diaporama, Attestation de fin de formation
Moyens pédagogiques : Vidéo projecteur – Tableaux blancs – Supports de cours

Dans le cadre d’une formation en classe virtuelle :

le support de cours sera dématérialisé et transmis par e-mail ;
un lien de connexion à la plateforme sera envoyé 24 h avant le début de la formation.

Avant la formation :

Un questionnaire d’analyses des besoins est transmis aux participants afin que le formateur puisse adapter sa formation aux attentes et aux besoins exprimés. Ce questionnaire permet également l’évaluation des prérequis, et de s’assurer de la bonne adéquation entre les attentes du futur apprenant par rapport au contenu de la formation.
Pour les formations individualisées et spécifiques (intra), un audit téléphonique préalable est organisé entre le formateur et le pilote de la formation de notre client. Cet entretien téléphonique permet de déterminer la meilleure approche pédagogique et d’obtenir les informations nécessaires à l’élaboration d’un programme sur-mesure.
Dans le cadre d’une formation à distance, un lien de connexion à la plateforme est transmis 24 h avant le début de la formation.
Pendant la formation :

• Accueil des participants.
• Tour de table.
• Présentation du programme et des objectifs de la formation.
• Déroulement de la formation avec alternance d’apports théoriques et de cas pratiques (exercices, quizz, QCM, exercices à l’oral…).
• Un suivi continu de formation et des échanges entre le formateur et les apprenants permettant de mesurer la compréhension et l’assimilation des savoirs et savoir-faire.

En fin de journée : Un point est effectué sur ce qui a été étudié dans la journée afin de s’assurer que tout a bien été assimilé et de pouvoir éventuellement reprendre certaines parties en fonction des retours des apprenants. Compte rendu journalier oral du formateur après de notre équipe pédagogique.
En fin de formation :Un questionnaire d’évaluation des acquis permet de mesurer les connaissances acquises pendant la formation et d’établir un niveau d’acquisition (hors parcours certifiant).
Une fiche d’évaluation à chaud permet d’avoir un retour sur les conditions de déroulement de la formation et d’évaluer le ressenti et la satisfaction de chaque participant.
Clôture de session et évaluation à chaud en fin de formation :

Dans le cadre d’une formation en présentiel.

D’une part « avec le formateur » pour favoriser l’échange entre les différentes parties.
D’autre part « sans le formateur » pour laisser la possibilité aux apprenants de s’exprimer librement et d’exposer les éventuelles difficultés rencontrées.
Dans le cadre d’une formation à distance en “classe virtuelle”.

La clôture est réalisée par notre formateur.

Retour auprès des prescripteurs de la formation :

Appel téléphonique afin de faire le point sur ce qui a été transmis durant la formation, de savoir si le besoin est satisfait et si d’autres besoins sont apparus. Le résultat des questionnaires à chaud est transmis auprès des différentes parties prenantes (client, formateur, 3FPT, apprenants…). Mesure de l’utilisation des acquis de la formation avec un questionnaire d’évaluation à froid (transmis par mail plusieurs semaines ou plusieurs mois après la session d’apprentissage).