Au sein du service Administration Des Ventes (ADV), l’assistante ADV prend en charge le suivi de la gestion des commandes clients, de la réception de la demande jusqu’à la livraison. A ce titre, ses missions principales sont de Réceptionner les commandes, Assister les commerciaux et les clients, Enregistrer les réassorts, Gérer les livraisons, Gérer les litiges tout en appliquant la politique commerciale de l’entreprise.
Cette formation “Assistant et assistante ADV – Administration des ventes ” permettra aux participants d’optimiser l’organisation de leur travail afin d’assurer un suivi efficace des actions commerciales tout en développant leur capacité à orienter les demandes clients, à servir d’interface avec les commerciaux afin de fidéliser la clientèle :
– Traiter les commandes clients : du devis au règlement de la facture
– Assister le responsable commercial et l’organisation opérationnelle des commerciaux
– Assurer la gestion et le suivi des actions commerciales
– Développer ses compétences en communication
– Renseigner les outils de suivi de l’activité commerciale
– Participer à l’organisation des salons et autres manifestations commerciales

Services commerciaux, administration des ventes, qualité, comptables, marketing, logistique, production, informatique.

Traiter les commandes clients : du devis au règlement de la facture

• La contribution à l’élaboration des prévisions de la demande
• La gestion des données clients
• La saisie des tarifs et la prise de commande
• Le pilotage des expéditions et les relations avec les transporteurs
• Le traitement des réclamations clients et le suivi des améliorations
• Le suivi des paiements, des litiges et des avoirs
• La gestion des reliquats de commandes

Assister le responsable commercial et l’organisation opérationnelle des commerciaux

• Hiérarchiser les priorités entre les prospects ou les clients, les commerciaux, les managers, etc.
• Assister le responsable commercial dans la gestion de son quotidien
• Organiser et gérer les informations nécessaires à l’activité ADV
• Gérer son temps du temps au regard de son activité
• Assister les commerciaux dans l’organisation opérationnelle de leur travail
• Participer à la veille du marché et des concurrents

Assurer le suivi de l’activité commerciale

• Renseigner les outils de suivi de l’activité commerciale
• Mise en place et mise à jour des tableaux de bord des résultats
• Alerter sur les échéances clients

Développer ses compétences en communication

• Être entendu, se positionner comme aide à la décision
• Accueillir et renseigner les prospects et les clients
• Conseiller en face-à-face et par téléphone
• Savoir traiter les réclamations des clients
• Savoir rédiger des courriers commerciaux

Apporter de la valeur ajoutée à son travail

• Concevoir et réaliser des supports de communication commerciale
• Participer à l’organisation de salons et autres manifestations commerciales
• Gérer efficacement les retombées des événements

Apports théoriques et alternance d’exposés et de cas pratiques
Positionnement : Entretien téléphonique, Questionnaire d’évaluation des attentes, Questionnaire d’évaluation de niveau
Évaluation : Exercice de synthèse noté, Tour de table, Évaluation des acquis
Rôle du formateur : Présentation d’un apport théorique, Organisation de jeux de rôles, Évaluation des acquis des participants
Documents : Manuel pédagogique, Copie du diaporama, Attestation de fin de formation
Moyens pédagogiques : Vidéo projecteur – Tableaux blancs – Supports de cours

Dans le cadre d’une formation en classe virtuelle :

le support de cours sera dématérialisé et transmis par e-mail ;
un lien de connexion à la plateforme sera envoyé 24 h avant le début de la formation.

Avant la formation :

Un questionnaire d’analyses des besoins est transmis aux participants afin que le formateur puisse adapter sa formation aux attentes et aux besoins exprimés. Ce questionnaire permet également l’évaluation des prérequis, et de s’assurer de la bonne adéquation entre les attentes du futur apprenant par rapport au contenu de la formation.
Pour les formations individualisées et spécifiques (intra), un audit téléphonique préalable est organisé entre le formateur et le pilote de la formation de notre client. Cet entretien téléphonique permet de déterminer la meilleure approche pédagogique et d’obtenir les informations nécessaires à l’élaboration d’un programme sur-mesure.
Dans le cadre d’une formation à distance, un lien de connexion à la plateforme est transmis 24 h avant le début de la formation.
Pendant la formation :

• Accueil des participants.
• Tour de table.
• Présentation du programme et des objectifs de la formation.
• Déroulement de la formation avec alternance d’apports théoriques et de cas pratiques (exercices, quizz, QCM, exercices à l’oral…).
• Un suivi continu de formation et des échanges entre le formateur et les apprenants permettant de mesurer la compréhension et l’assimilation des savoirs et savoir-faire.

En fin de journée : Un point est effectué sur ce qui a été étudié dans la journée afin de s’assurer que tout a bien été assimilé et de pouvoir éventuellement reprendre certaines parties en fonction des retours des apprenants. Compte rendu journalier oral du formateur après de notre équipe pédagogique.
En fin de formation :Un questionnaire d’évaluation des acquis permet de mesurer les connaissances acquises pendant la formation et d’établir un niveau d’acquisition (hors parcours certifiant).
Une fiche d’évaluation à chaud permet d’avoir un retour sur les conditions de déroulement de la formation et d’évaluer le ressenti et la satisfaction de chaque participant.
Clôture de session et évaluation à chaud en fin de formation :

Dans le cadre d’une formation en présentiel.

D’une part « avec le formateur » pour favoriser l’échange entre les différentes parties.
D’autre part « sans le formateur » pour laisser la possibilité aux apprenants de s’exprimer librement et d’exposer les éventuelles difficultés rencontrées.
Dans le cadre d’une formation à distance en “classe virtuelle”.

La clôture est réalisée par notre formateur.

Retour auprès des prescripteurs de la formation :

Appel téléphonique afin de faire le point sur ce qui a été transmis durant la formation, de savoir si le besoin est satisfait et si d’autres besoins sont apparus. Le résultat des questionnaires à chaud est transmis auprès des différentes parties prenantes (client, formateur, 3FPT, apprenants…). Mesure de l’utilisation des acquis de la formation avec un questionnaire d’évaluation à froid (transmis par mail plusieurs semaines ou plusieurs mois après la session d’apprentissage).