Chargé(e) de seconder et d’assister le chef de projet dans la conduite du projet, le rôle de l’assistant(e) en gestion de projet est primordial comme relais opérationnel (suivi et mise à jour des plannings, assistance des équipes techniques, relations avec les acteurs du projet et les prestataires, etc).
Cette formation “Assistante et assistant en gestion de projet” vous permettra de comprendre le rôle de collaboration à apporter au chef de projet afin de l’aider dans les différents aspects de gestion du projet et être à l’aise dans son rôle d’assistante de projet:

• Connaître les fondamentaux et la démarche de la gestion de projet pour mieux s’impliquer
• Connaître les outils de gestion et de suivi de projet
• Comprendre les besoins et les contraintes du chef de projet
• Acquérir les outils efficaces pour assurer une bonne communication au sein de l’équipe projet

Assistant(e)s de projets et toute personne intervenant en assistance d’un chef de projets, assistant de chef de projet, assistante de gestion, assistante de responsable de programme.

Les fondamentaux de la gestion de projet

• Le vocabulaire et la terminologie de la gestion de projet
• Les objectifs d’un projet (qualité, coût, délai)
• Les phases d’un projet
• Les différents types de projets
• Les différents acteurs d’un projet (mission et besoins)
• La valeur ajoutée de l’assistante de projet

Devenir un bon assistant de gestion de projet

• La définition de poste de l’assistant projet
• Le rôle de l’assistant et le rôle des autres acteurs projet
• Les missions clés de l’assistant(e) projet.
• Distinguer un projet des activités courantes de l’entreprise
• Travailler efficacement avec le chef de projet

Élaborer et préparer le projet

• Le cahier des charges du projet
• Maîtriser les outils clés (organigramme des tâches du projet, budget prévisionnel, planning des tâches PERT et GANTT)
• Participer à la réunion de lancement
• Contribuer aux échanges dans le projet

Aider au pilotage et être dans son rôle d’assistant projet

• Surveiller l’avancement physique et tenir les délais
• Gérer les ressources internes et externes
• Maîtriser les charges et les coûts

Communiquer et transmettre les informations projet

• Comprendre le plan de communication du projet
• Les objectifs de la communication
• L’organisation, l’animation, la synthèse des réunions d’avancement et des revues de projet
• La gestion des documents et le plan de classement
• Enregistrer les modifications
• Élaborer et diffuser le tableau de bord et les éléments clés

La conclusion du projet

• La réunion de clôture
• Les contrôles concernant le contrat passé avec le client et les fournisseurs
• Bilan des notions apprises durant le projet
• L’analyse du déroulement du projet
• Archivage des outils utilisés

Apports théoriques et alternance d’exposés et de cas pratiques
Positionnement : Entretien téléphonique, Questionnaire d’évaluation des attentes, Questionnaire d’évaluation de niveau
Évaluation : Exercice de synthèse noté, Tour de table, Évaluation des acquis
Rôle du formateur : Présentation d’un apport théorique, Organisation de jeux de rôles, Évaluation des acquis des participants
Documents : Manuel pédagogique, Copie du diaporama, Attestation de fin de formation
Moyens pédagogiques : Vidéo projecteur – Tableaux blancs – Supports de cours

Dans le cadre d’une formation en classe virtuelle :

le support de cours sera dématérialisé et transmis par e-mail ;
un lien de connexion à la plateforme sera envoyé 24 h avant le début de la formation.

Avant la formation :

Un questionnaire d’analyses des besoins est transmis aux participants afin que le formateur puisse adapter sa formation aux attentes et aux besoins exprimés. Ce questionnaire permet également l’évaluation des prérequis, et de s’assurer de la bonne adéquation entre les attentes du futur apprenant par rapport au contenu de la formation.
Pour les formations individualisées et spécifiques (intra), un audit téléphonique préalable est organisé entre le formateur et le pilote de la formation de notre client. Cet entretien téléphonique permet de déterminer la meilleure approche pédagogique et d’obtenir les informations nécessaires à l’élaboration d’un programme sur-mesure.
Dans le cadre d’une formation à distance, un lien de connexion à la plateforme est transmis 24 h avant le début de la formation.
Pendant la formation :

• Accueil des participants.
• Tour de table.
• Présentation du programme et des objectifs de la formation.
• Déroulement de la formation avec alternance d’apports théoriques et de cas pratiques (exercices, quizz, QCM, exercices à l’oral…).
• Un suivi continu de formation et des échanges entre le formateur et les apprenants permettant de mesurer la compréhension et l’assimilation des savoirs et savoir-faire.

En fin de journée : Un point est effectué sur ce qui a été étudié dans la journée afin de s’assurer que tout a bien été assimilé et de pouvoir éventuellement reprendre certaines parties en fonction des retours des apprenants. Compte rendu journalier oral du formateur après de notre équipe pédagogique.
En fin de formation :Un questionnaire d’évaluation des acquis permet de mesurer les connaissances acquises pendant la formation et d’établir un niveau d’acquisition (hors parcours certifiant).
Une fiche d’évaluation à chaud permet d’avoir un retour sur les conditions de déroulement de la formation et d’évaluer le ressenti et la satisfaction de chaque participant.
Clôture de session et évaluation à chaud en fin de formation :

Dans le cadre d’une formation en présentiel.

D’une part « avec le formateur » pour favoriser l’échange entre les différentes parties.
D’autre part « sans le formateur » pour laisser la possibilité aux apprenants de s’exprimer librement et d’exposer les éventuelles difficultés rencontrées.
Dans le cadre d’une formation à distance en “classe virtuelle”.

La clôture est réalisée par notre formateur.

Retour auprès des prescripteurs de la formation :

Appel téléphonique afin de faire le point sur ce qui a été transmis durant la formation, de savoir si le besoin est satisfait et si d’autres besoins sont apparus. Le résultat des questionnaires à chaud est transmis auprès des différentes parties prenantes (client, formateur, 3FPT, apprenants…). Mesure de l’utilisation des acquis de la formation avec un questionnaire d’évaluation à froid (transmis par mail plusieurs semaines ou plusieurs mois après la session d’apprentissage).