Réduction des coûts de déplacement, gain de temps et possibilité de pouvoir réunir plusieurs collaborateurs, partenaires, clients positionnés à différents lieux géographiques. Les avantages d’une “réunion à distance” sont nombreux et attrayants et amènent de nouvelles pratiques à se démocratiser.

La formation “Animer une réunion à distance (visioconférence – webconférence – audioconférence)” a pour objectif de :

• appréhender les nouvelles technologies permettant d’assurer le bon fonctionnement d’une réunion à distance
• simplifier la mise en place technique et logistique d’une réunion à distance
• d’assurer le bon déroulement de cette dernière
• de maximiser son utilité en la rendant efficiente

Toute personne ayant à animer des réunions à distance. Manager, chef de projet, responsable d’équipe

Comprendre les enjeux et les contraintes d’une réunion à distance

• Une réunion à distance ne s’improvise pas
• Les clés d’une réunion à distance réussie

Les différentes formes de réunion à distance (visioconférence – audioconférence – webconférence)

• La visioconférence
• L’audioconférence
• La web-conférence
• Plate-forme collaborative (Google Drive, Hangouts)
• Web séminaire ou “Webinar”

Mise en place technique et logistique

• Préparation technique préalable et nécessaire au bon déroulement de la réunion
• Utiliser un format de réunion adapté
• Choisir un support adéquat

Se préparer

• Se préparer et se conditionner à l’exercice de l’animation de réunion (gérer son stress, poser sa voix, articuler…)
• Définir clairement le thème de la réunion
• Identifier les objectifs et les enjeux
• Définir avec précision le plan, l’ordre du jour, les points à aborder pour atteindre l’objectif
• Définir l’objectif à atteindre à l’issue de la réunion
• Définir les limites de la réunion
• Préparer précisément le contenu de la réunion :

– Fond
– Forme

• Se préparer à traiter les objections possibles et à répondre aux questions qui pourront être posées
• Revoir les spécificités de la réunion à distance.

Préparer les collaborateurs

• Établir une durée
• Communiquer sur les informations clés :

– Ordre du jour
– Les documents éventuellement nécessaires

• Énoncer les objectifs à atteindre
• Organiser le temps de parole

L’animation

• Veiller au bon respect des modalités préétablis :

– Durée
– Ordre du jour
– Objectifs et résultats
– Temps de parole

• Augmenter la productivité des participants
• Garder l’attention des collaborateurs
• Maintenir les avantages liés à une éventuelle multi culturalité
• Relancer le débat
• Recentrer le sujet de la réunion
• Résumer les idées principales

Passage à la conclusion

• Inciter à la collaboration constructive
• Synthétiser les différents points de vue
• Reformuler les idées principales
• Mise en place des formules conclusives
• Établir un compte-rendu validé par les collaborateurs
• Organiser le suivi post-réunion

Apports théoriques et alternance d’exposés et de cas pratiques
Positionnement : Entretien téléphonique, Questionnaire d’évaluation des attentes, Questionnaire d’évaluation de niveau
Évaluation : Exercice de synthèse noté, Tour de table, Évaluation des acquis
Rôle du formateur : Présentation d’un apport théorique, Organisation de jeux de rôles, Évaluation des acquis des participants
Documents : Manuel pédagogique, Copie du diaporama, Attestation de fin de formation
Moyens pédagogiques : Vidéo projecteur – Tableaux blancs – Supports de cours

Dans le cadre d’une formation en classe virtuelle :

le support de cours sera dématérialisé et transmis par e-mail ;
un lien de connexion à la plateforme sera envoyé 24 h avant le début de la formation.

Avant la formation :

Un questionnaire d’analyses des besoins est transmis aux participants afin que le formateur puisse adapter sa formation aux attentes et aux besoins exprimés. Ce questionnaire permet également l’évaluation des prérequis, et de s’assurer de la bonne adéquation entre les attentes du futur apprenant par rapport au contenu de la formation.
Pour les formations individualisées et spécifiques (intra), un audit téléphonique préalable est organisé entre le formateur et le pilote de la formation de notre client. Cet entretien téléphonique permet de déterminer la meilleure approche pédagogique et d’obtenir les informations nécessaires à l’élaboration d’un programme sur-mesure.
Dans le cadre d’une formation à distance, un lien de connexion à la plateforme est transmis 24 h avant le début de la formation.
Pendant la formation :

• Accueil des participants.
• Tour de table.
• Présentation du programme et des objectifs de la formation.
• Déroulement de la formation avec alternance d’apports théoriques et de cas pratiques (exercices, quizz, QCM, exercices à l’oral…).
• Un suivi continu de formation et des échanges entre le formateur et les apprenants permettant de mesurer la compréhension et l’assimilation des savoirs et savoir-faire.

En fin de journée : Un point est effectué sur ce qui a été étudié dans la journée afin de s’assurer que tout a bien été assimilé et de pouvoir éventuellement reprendre certaines parties en fonction des retours des apprenants. Compte rendu journalier oral du formateur après de notre équipe pédagogique.
En fin de formation :Un questionnaire d’évaluation des acquis permet de mesurer les connaissances acquises pendant la formation et d’établir un niveau d’acquisition (hors parcours certifiant).
Une fiche d’évaluation à chaud permet d’avoir un retour sur les conditions de déroulement de la formation et d’évaluer le ressenti et la satisfaction de chaque participant.
Clôture de session et évaluation à chaud en fin de formation :

Dans le cadre d’une formation en présentiel.

D’une part « avec le formateur » pour favoriser l’échange entre les différentes parties.
D’autre part « sans le formateur » pour laisser la possibilité aux apprenants de s’exprimer librement et d’exposer les éventuelles difficultés rencontrées.
Dans le cadre d’une formation à distance en “classe virtuelle”.

La clôture est réalisée par notre formateur.

Retour auprès des prescripteurs de la formation :

Appel téléphonique afin de faire le point sur ce qui a été transmis durant la formation, de savoir si le besoin est satisfait et si d’autres besoins sont apparus. Le résultat des questionnaires à chaud est transmis auprès des différentes parties prenantes (client, formateur, 3FPT, apprenants…). Mesure de l’utilisation des acquis de la formation avec un questionnaire d’évaluation à froid (transmis par mail plusieurs semaines ou plusieurs mois après la session d’apprentissage).