Organiser son temps et gérer ses priorités

Vous n’avez plus le temps ! De plus en plus stressé, vous avez en permanence l’impression de ne plus être en mesure d’assumer votre poste. Tous les travaux qui vous sont confiés sont urgents. Vous avez du mal à définir et à gérer vos priorités. Les tâches demandées étant toujours plus nombreuses et les délais pour les accomplir toujours plus courts, il est indispensable d’arriver à s’organiser de façon à planifier ses tâches pour un maximum d’efficacité.

Notre module de formation “gestion du temps et des priorités”, vous permettra de retrouver la maîtrise de votre temps et d’être capables de :

• Faire le point sur les activités liées à son poste et sur ses habitudes de travail
• Identifier l’ordre de priorité des tâches ou des missions à accomplir
• Utiliser les outils nécessaires à une bonne organisation de son poste
• Optimiser le ratio énergie dépensée sur les résultats obtenus
• S’affirmer pour mieux s’organiser et mieux gérer son stress

Cette formation concerne tous ceux qui veulent améliorer leur productivité et mieux maîtriser leur temps grâce à des méthodes plus efficaces de gestion du temps et d’organisation.

Connaître son rapport au temps et faire un diagnostic “gestion du temps”

• Réaliser un diagnostic de type “bilan personnel” de l’utilisation de son temps :

1. temps pour sa vie personnelle
2. temps de travail
3. temps de loisir
4. temps efficace

• Analyser l’utilisation de son temps et faire un point :

1. ses habitudes
2. son poste de travail
3. ses comportements
4. ses missions
5. le déroulement de ses journées
6. ses horaires

• Déterminer son “horloge interne” et comprendre sa façon personnelle d’appréhender le temps
• Connaître le rapport au temps de ses collègues
• Savoir repérer les distorsions possibles

Identifier sa valeur ajoutée et gérer ses priorités

• Identifier en fonction de ses missions, sa valeur ajoutée
• Déterminer ses priorités professionnelles et personnelles
• Construire son nouvel emploi du temps (gestion des priorités)
• S’accorder des temps de réflexion et des pauses pour prendre du recul

Les règles de la gestion du temps

• Exploiter ses forces et ses faiblesses
• Les “règles d’or” de la gestion du temps
• Identifier les “voleurs” de temps
• Gérer la pression sans stress
• Apprendre à dire non de manière positive : les clés de l’affirmation de soi

Les outils de la gestion du temps

• Les moyens et les outils
• Classifier les activités en fonction de leur échéance et de leur degré d’urgence :

1. Urgent et important
2. Peu urgent mais important
3. Urgent mais peu important
4. Peu important et peu urgent

• La loi de LABORIT
• Méthode de NERAC (“Noter” les activités et les échéances, “Evaluer” la durée nécessaire, “Réserver” une marge de sécurité, “Arbitrer les priorités”, “Contrôler” et rectifier)
• Agenda et courrier électronique : comment réussir à ne plus être esclave de son temps
• Bureau zéro papier et gestion du temps

Optimiser son efficacité professionnelle

• Rester flexible pour intégrer les imprévus
• Utiliser les 5 leviers d’efficacité pour organiser son emploi du temps et gérer ses priorités
• Apprendre à déléguer pour retrouver du temps (Quoi et à Qui ?)
• Gérer les sollicitations et se protéger des sollicitations et des urgences des autres en repérant ses marges de négociation
• Recentrer ses activités pour aller à l’essentiel
• Réaménager son espace de travail et utiliser les mieux utiliser les outils de communication (messagerie, téléphone, internet, etc.)

Bâtir un plan d’action d’amélioration individualisé

• Se fixer des objectifs et des indicateurs de réussite
• Définir ses “engagements”
• Planifier et déléguer