Appréhender tous les impacts d’une réorganisation de service, faire du changement un moteur d’amélioration et un levier fédérateur et conduire le projet de réorganisation avec méthodologie.

Cette formation “Réussir la réorganisation de son service” permettra de :

• Se poser les bonnes questions pour préparer la réorganisation
• Comprendre ce qui se passe au niveau individuel et collectif lors d’un changement et utiliser les outils adéquats pour l’accompagnement des personnes et de l’équipe
• Découvrir les leviers pour rétablir efficacité et motivation
• Travailler directement sur son projet de réorganisation

Directeurs, Chefs de service, Responsables d’entité, de pôle

Préparer la réorganisation

• Identifier les contraintes et les éléments de l’environnement qui justifient la réorganisation
• Définir le nouveau cap du service en s’appuyant sur des objectifs SMART
• Identifier les axes de changement en s’appuyant sur le diagramme de Fox
• Identifier les impacts du changement. Proposition de 2 outils d’analyse (5 et 10 niveaux)
• Identifier les freins au changement, les leviers et les risques du projet
• Choisir le type d’action approprié
• Initier son plan de déploiement et d’accompagnement

Savoir accompagner les personnes et l’équipe pendant la réorganisation

• Comprendre ce qui se passe au niveau individuel lors d’un changement de culture, d’organisation ou de poste
• Les outils d’accompagnement individuel :

– écouter la personne dans sa globalité
– permettre à la personne de maintenir une position active
– l’outil FPRBDC, activer ses états du moi positifs
– adopter l’un des 4 modes de management adapté à la personne

• Comprendre ce qui se passe au niveau collectif lors d’une réorganisation :

– les 4 stades de cohésion d’équipe, de la collection d’individus à la coopération
– l’impact d’une réorganisation sur la cohésion de l’équipe
– le rôle du manager

• Les outils pour accompagner une équipe en période de changement :

– adopter le bon type de management
– savoir (r)établir la confiance
– clarifier les nouveaux contrats (rôles, responsabilités, moyens)
– initier le pilotage de l’évolution de l’équipe vers une équipe coopérative et performante

Réorganiser le service

• Déployer son plan d’action
• Donner du sens et motiver pour rétablir au plus tôt efficacité et motivation
• Suivre le projet et évaluer la réussite de la réorganisation

Apports théoriques et alternance d’exposés et de cas pratiques
Positionnement : Entretien téléphonique, Questionnaire d’évaluation des attentes, Questionnaire d’évaluation de niveau
Évaluation : Exercice de synthèse noté, Tour de table, Évaluation des acquis
Rôle du formateur : Présentation d’un apport théorique, Organisation de jeux de rôles, Évaluation des acquis des participants
Documents : Manuel pédagogique, Copie du diaporama, Attestation de fin de formation
Moyens pédagogiques : Vidéo projecteur – Tableaux blancs – Supports de cours

Dans le cadre d’une formation en classe virtuelle :

le support de cours sera dématérialisé et transmis par e-mail ;
un lien de connexion à la plateforme sera envoyé 24 h avant le début de la formation.

Avant la formation :

Un questionnaire d’analyses des besoins est transmis aux participants afin que le formateur puisse adapter sa formation aux attentes et aux besoins exprimés. Ce questionnaire permet également l’évaluation des prérequis, et de s’assurer de la bonne adéquation entre les attentes du futur apprenant par rapport au contenu de la formation.
Pour les formations individualisées et spécifiques (intra), un audit téléphonique préalable est organisé entre le formateur et le pilote de la formation de notre client. Cet entretien téléphonique permet de déterminer la meilleure approche pédagogique et d’obtenir les informations nécessaires à l’élaboration d’un programme sur-mesure.
Dans le cadre d’une formation à distance, un lien de connexion à la plateforme est transmis 24 h avant le début de la formation.
Pendant la formation :

• Accueil des participants.
• Tour de table.
• Présentation du programme et des objectifs de la formation.
• Déroulement de la formation avec alternance d’apports théoriques et de cas pratiques (exercices, quizz, QCM, exercices à l’oral…).
• Un suivi continu de formation et des échanges entre le formateur et les apprenants permettant de mesurer la compréhension et l’assimilation des savoirs et savoir-faire.

En fin de journée : Un point est effectué sur ce qui a été étudié dans la journée afin de s’assurer que tout a bien été assimilé et de pouvoir éventuellement reprendre certaines parties en fonction des retours des apprenants. Compte rendu journalier oral du formateur après de notre équipe pédagogique.
En fin de formation :Un questionnaire d’évaluation des acquis permet de mesurer les connaissances acquises pendant la formation et d’établir un niveau d’acquisition (hors parcours certifiant).
Une fiche d’évaluation à chaud permet d’avoir un retour sur les conditions de déroulement de la formation et d’évaluer le ressenti et la satisfaction de chaque participant.
Clôture de session et évaluation à chaud en fin de formation :

Dans le cadre d’une formation en présentiel.

D’une part « avec le formateur » pour favoriser l’échange entre les différentes parties.
D’autre part « sans le formateur » pour laisser la possibilité aux apprenants de s’exprimer librement et d’exposer les éventuelles difficultés rencontrées.
Dans le cadre d’une formation à distance en “classe virtuelle”.

La clôture est réalisée par notre formateur.

Retour auprès des prescripteurs de la formation :

Appel téléphonique afin de faire le point sur ce qui a été transmis durant la formation, de savoir si le besoin est satisfait et si d’autres besoins sont apparus. Le résultat des questionnaires à chaud est transmis auprès des différentes parties prenantes (client, formateur, 3FPT, apprenants…). Mesure de l’utilisation des acquis de la formation avec un questionnaire d’évaluation à froid (transmis par mail plusieurs semaines ou plusieurs mois après la session d’apprentissage).