L’animation d’une classe virtuelle, un exercice qui ne s’improvise pas.

La classe virtuelle : une modalité de digitalisation de la formation présentielle et une alternative au e-learning. L’objectif est de réunir en temps réel sur Internet des participants et un formateur grâce à des solutions numériques permettant de visualiser sur un écran d’ordinateur ou sur tablette, tous les échanges pouvant se tenir en face-à-face avec d’autres personnes dans une classe réelle. La formation en classe virtuelle permet à toute personne, quel que soit le lieu géographique où elle se trouve, un accès à la connaissance.

Cette formation “Organiser une classe virtuelle et animer une formation à distance” permettra aux participants de :

• appréhender les nouvelles technologies permettant d’assurer l’animation d’une formation à distance
• simplifier la mise en place technique et logistique d’une formation à distance
• dynamiser l’animation à distance pour rendre les contenus accessibles aux participants
• acquérir des techniques pédagogiques spécifiques ou utilisables pour une formation à distance

Manager, chef de projet, responsable d’équipe. Toute personne ayant à animer une “réunion à distance”.

Comprendre les enjeux, les contraintes d’une animation de formation à distance

• La classe virtuelle : une modalité pédagogique incontournable pour la formation professionnelle
• Pour qui ?
• Pour quoi faire ?
• Les avantages et les inconvénients

Les différents types d’outils collaboratifs utiles à une formation à distance

• Un environnement de travail et des outils communs
• Les plate-formes et logiciels collaboratifs de visio-conférences
• Travailler en mode collaboratif pour des travaux de groupe efficaces : organiser la formation autour d’un espace de travail commun
• Comment utiliser les outils digitaux pour fluidifier la communication et permettre les contributions asynchrones
• Dynamiser la présentation des supports

Mise en place technique et logistique d’une classe virtuelle

• Préparation technique préalable et nécessaire au bon déroulement de la formation à distance
• Utiliser un format de réunion adapté
• Choisir un support adéquat
• Faire face à un incident technique

Se préparer pour contrôler son animation et le bon déroulement de la formation à distance

• Le thème, l’objectif et le public
• Identifier les objectifs et les enjeux
• Définir avec précision : le plan, l’ordre du jour, les points à aborder pour atteindre l’objectif
• Préparer une grille de déroulé avec le fonds, la forme
• Les participants à la formation
• Communiquer sur les informations clés (contenu et programme, déroulé et durée, les documents éventuellement nécessaires)
• Se préparer à traiter les objections possibles et à répondre aux questions qui pourront être posées
• Gestion des apprenants difficiles
• Le formateur
• Se préparer et se conditionner à l’exercice de l’animation de réunion
• Gérer son stress, poser sa voix, articuler

L’animation d’une classe virtuelle

• Le démarrage de la formation
• présentation des enjeux et des objectifs de la formation
• tour de table des participants
• présentation du formateur
• rappel du programme
• indications sur les conditions d’organisation
• définition des règles de vie
• L’animation du diaporama à distance

– animer avec dynamisme
– créer de l’animation : utiliser les outils pointeur, surligneur ou dessin de la classe virtuelle
– inviter régulièrement les apprenants à résumer ce qu’ils ont compris

• La participation des apprenants

– apports de cas particuliers par les stagiaires
– exercices de travail individuel avec mise en commun
– retour d’expérience présentés et analysés par les participants
– résolution de problèmes en commun en utilisant les outils de communication ( mindmapping, etc)

Passage à la conclusion de la formation à distance

• Synthétiser les différents points de vue
• Reformuler les idées principales

Mise en place des formules conclusives

Apports théoriques et alternance d’exposés et de cas pratiques
Positionnement : Entretien téléphonique, Questionnaire d’évaluation des attentes, Questionnaire d’évaluation de niveau
Évaluation : Exercice de synthèse noté, Tour de table, Évaluation des acquis
Rôle du formateur : Présentation d’un apport théorique, Organisation de jeux de rôles, Évaluation des acquis des participants
Documents : Manuel pédagogique, Copie du diaporama, Attestation de fin de formation
Moyens pédagogiques : Vidéo projecteur – Tableaux blancs – Supports de cours

Dans le cadre d’une formation en classe virtuelle :

le support de cours sera dématérialisé et transmis par e-mail ;
un lien de connexion à la plateforme sera envoyé 24 h avant le début de la formation.

Avant la formation :

Un questionnaire d’analyses des besoins est transmis aux participants afin que le formateur puisse adapter sa formation aux attentes et aux besoins exprimés. Ce questionnaire permet également l’évaluation des prérequis, et de s’assurer de la bonne adéquation entre les attentes du futur apprenant par rapport au contenu de la formation.
Pour les formations individualisées et spécifiques (intra), un audit téléphonique préalable est organisé entre le formateur et le pilote de la formation de notre client. Cet entretien téléphonique permet de déterminer la meilleure approche pédagogique et d’obtenir les informations nécessaires à l’élaboration d’un programme sur-mesure.
Dans le cadre d’une formation à distance, un lien de connexion à la plateforme est transmis 24 h avant le début de la formation.
Pendant la formation :

• Accueil des participants.
• Tour de table.
• Présentation du programme et des objectifs de la formation.
• Déroulement de la formation avec alternance d’apports théoriques et de cas pratiques (exercices, quizz, QCM, exercices à l’oral…).
• Un suivi continu de formation et des échanges entre le formateur et les apprenants permettant de mesurer la compréhension et l’assimilation des savoirs et savoir-faire.

En fin de journée : Un point est effectué sur ce qui a été étudié dans la journée afin de s’assurer que tout a bien été assimilé et de pouvoir éventuellement reprendre certaines parties en fonction des retours des apprenants. Compte rendu journalier oral du formateur après de notre équipe pédagogique.
En fin de formation :Un questionnaire d’évaluation des acquis permet de mesurer les connaissances acquises pendant la formation et d’établir un niveau d’acquisition (hors parcours certifiant).
Une fiche d’évaluation à chaud permet d’avoir un retour sur les conditions de déroulement de la formation et d’évaluer le ressenti et la satisfaction de chaque participant.
Clôture de session et évaluation à chaud en fin de formation :

Dans le cadre d’une formation en présentiel.

D’une part « avec le formateur » pour favoriser l’échange entre les différentes parties.
D’autre part « sans le formateur » pour laisser la possibilité aux apprenants de s’exprimer librement et d’exposer les éventuelles difficultés rencontrées.
Dans le cadre d’une formation à distance en “classe virtuelle”.

La clôture est réalisée par notre formateur.

Retour auprès des prescripteurs de la formation :

Appel téléphonique afin de faire le point sur ce qui a été transmis durant la formation, de savoir si le besoin est satisfait et si d’autres besoins sont apparus. Le résultat des questionnaires à chaud est transmis auprès des différentes parties prenantes (client, formateur, 3FPT, apprenants…). Mesure de l’utilisation des acquis de la formation avec un questionnaire d’évaluation à froid (transmis par mail plusieurs semaines ou plusieurs mois après la session d’apprentissage).