Organiser un séminaire commercial, un événement public, culturel ou sportif, un anniversaire d’entreprise, des journées portes ouvertes, ne s’improvise pas toujours. Cette tâche, compliquée et nécessitant de la méthode est souvent confiée à l’assistante, seule face à elle même : Par où commencer ? Où trouver de nouvelles idées ? Comment faire pour ne rien oublier ? choisir les bons prestataires ? Beaucoup de questions qui nécessitent des réponses adaptées pour atteindre l’objectif fixé.
Cette formation “Organiser un événement professionnel” permettra aux participants d’améliorer leurs connaissances sur la démarche de création d’un événement et d’acquérir de l’autonomie dans l’organisation opérationnelle :

• Appréhender les différents enjeux d’un événement professionnel
• Préparer, suivre et maîtriser l’organisation de l’événement
• Choisir les prestataires et négocier son budget

Toute personne en charge de l’organisation d’un événement d’entreprise (congrès, colloques, séminaires, journées portes ouvertes, conférence, salons) souhaitant acquérir une démarche de projet et des méthodes pour professionnaliser ses pratiques.

Appréhender les différents enjeux d’un événement professionnel

• Identifier les différents événements professionnels : congrès, colloques, séminaires, journées portes ouvertes, conférence, salons …
• Connaitre les enjeux et les spécificités de chaque type d’évènement
• Choisir un événement en fonction des objectifs

Préparer, suivre et maîtriser l’organisation de l’événement

• Définir le cadre du projet : contexte, objectifs, délais, budget, facteurs de succès attendus
• Identifier les ressources matérielles et humaines nécessaires
• utiliser des outils efficaces : tableaux de bord, retro-planning, liste de tâches, budget
• Présenter le projet à sa hiérarchie pour validation
• Organiser les aspects logistiques et pratiques : déplacements, présences, etc

Choisir les prestataires et négocier les prestations

• Rédiger un cahier des charges et rechercher les partenaires
• Construire un outil d’aide à la décision pour sélectionner les prestataires
• Argumenter et négocier avec les prestataires pour maîtriser le budget
• Soumettre des recommandations à sa direction

Assumer sa place de coordinateur du projet

• Savoir s’affirmer dans son rôle d’organisateur
• Coordonner les différentes parties prenantes
• Définir les rôles et missions dans l’organisation de l’événement
• S’assurer que chacun connaisse ses responsabilités et objectifs
• Suivre les avancées du projet et savoir relancer avec tact

Communiquer sur l’événement et autour de celui-ci

• Identifier les objectifs et les cibles de la communication.
• Choisir et réaliser les supports de communication selon le type d’événement : invitations, catalogues, tarifs
• Informer en interne sur l’événement : newsletter, courriels,
• Organiser les relations presse : dossier et communiqué de presse, relations média et promotion numérique
• Assurer la couverture de l’événement : vidéo, photo

Gérer le jour J : être au cœur de l’événement

• Recevoir les intervenants et faire un accueil personnalisé des invités
• Gérer les demandes particulières et assurer les relations publiques
• Tenir son rôle d’interface entre l’entreprise et les fournisseurs
• Superviser la clôture de l’événement
• Trucs et astuces pour gérer le prévisible et anticiper l’imprévisible

Faire le bilan de l’événement

• Mettre à jour le budget et débriefer avec chaque prestataire
• Remercier les participants, les médias et les contributeurs
• Analyser le retour des participants et gérer les réclamations si nécessaire
• Traiter les informations recueillies avec les services concernés (marketing, commercial, RP, communication…)
• Établir un plan d’action post-événement
• Valoriser l’événement en interne et en externe

Apports théoriques et alternance d’exposés et de cas pratiques
Positionnement : Entretien téléphonique, Questionnaire d’évaluation des attentes, Questionnaire d’évaluation de niveau
Évaluation : Exercice de synthèse noté, Tour de table, Évaluation des acquis
Rôle du formateur : Présentation d’un apport théorique, Organisation de jeux de rôles, Évaluation des acquis des participants
Documents : Manuel pédagogique, Copie du diaporama, Attestation de fin de formation
Moyens pédagogiques : Vidéo projecteur – Tableaux blancs – Supports de cours

Dans le cadre d’une formation en classe virtuelle :

le support de cours sera dématérialisé et transmis par e-mail ;
un lien de connexion à la plateforme sera envoyé 24 h avant le début de la formation.

Avant la formation :

Un questionnaire d’analyses des besoins est transmis aux participants afin que le formateur puisse adapter sa formation aux attentes et aux besoins exprimés. Ce questionnaire permet également l’évaluation des prérequis, et de s’assurer de la bonne adéquation entre les attentes du futur apprenant par rapport au contenu de la formation.
Pour les formations individualisées et spécifiques (intra), un audit téléphonique préalable est organisé entre le formateur et le pilote de la formation de notre client. Cet entretien téléphonique permet de déterminer la meilleure approche pédagogique et d’obtenir les informations nécessaires à l’élaboration d’un programme sur-mesure.
Dans le cadre d’une formation à distance, un lien de connexion à la plateforme est transmis 24 h avant le début de la formation.
Pendant la formation :

• Accueil des participants.
• Tour de table.
• Présentation du programme et des objectifs de la formation.
• Déroulement de la formation avec alternance d’apports théoriques et de cas pratiques (exercices, quizz, QCM, exercices à l’oral…).
• Un suivi continu de formation et des échanges entre le formateur et les apprenants permettant de mesurer la compréhension et l’assimilation des savoirs et savoir-faire.

En fin de journée : Un point est effectué sur ce qui a été étudié dans la journée afin de s’assurer que tout a bien été assimilé et de pouvoir éventuellement reprendre certaines parties en fonction des retours des apprenants. Compte rendu journalier oral du formateur après de notre équipe pédagogique.
En fin de formation :Un questionnaire d’évaluation des acquis permet de mesurer les connaissances acquises pendant la formation et d’établir un niveau d’acquisition (hors parcours certifiant).
Une fiche d’évaluation à chaud permet d’avoir un retour sur les conditions de déroulement de la formation et d’évaluer le ressenti et la satisfaction de chaque participant.
Clôture de session et évaluation à chaud en fin de formation :

Dans le cadre d’une formation en présentiel.

D’une part « avec le formateur » pour favoriser l’échange entre les différentes parties.
D’autre part « sans le formateur » pour laisser la possibilité aux apprenants de s’exprimer librement et d’exposer les éventuelles difficultés rencontrées.
Dans le cadre d’une formation à distance en “classe virtuelle”.

La clôture est réalisée par notre formateur.

Retour auprès des prescripteurs de la formation :

Appel téléphonique afin de faire le point sur ce qui a été transmis durant la formation, de savoir si le besoin est satisfait et si d’autres besoins sont apparus. Le résultat des questionnaires à chaud est transmis auprès des différentes parties prenantes (client, formateur, 3FPT, apprenants…). Mesure de l’utilisation des acquis de la formation avec un questionnaire d’évaluation à froid (transmis par mail plusieurs semaines ou plusieurs mois après la session d’apprentissage).