L’Administration des ventes (ADV) organise et assure la gestion des contrats de vente de la réception des commandes jusqu’à la livraison des produits chez les clients.
C’est également l’interface privilégiée entre les différents acteurs internes et externes de l’entreprise : clients, services internes (commercial, financier, production, planification), intervenants externes (fournisseurs, transporteurs, etc).
Cette formation “Administration des ventes – ADV ” permettra aux stagiaires de :
– Appréhender et saisir toutes les opportunités de vente en fidélisant les clients
– Garantir le bon déroulement de la commande en la suivant et en anticipant les problèmes
– Comprendre les enjeux de l’administration des ventes et les nouveaux défis
– Développer la performance de son service ADV (Administration Des Ventes)
– Favoriser la communication entre le service commercial et le service administration des ventes
– Maitriser les méthodes de management et d’organisation du service administration des ventes
– Apporter une meilleure réponse aux attentes Clients (externes/internes).

Personnes impliquées dans le développement des ventes et amenées à négocier en environnement BtoB : commerciaux, VRP, technico‐commerciaux, managers, ingénieurs d’affaires

Comprendre le fonctionnement de l’entreprise pour situer le rôle de l’ADV

• Définir la chaîne commerciale, le rôle et les missions de l’ADV
• Définir les zones d’influence de l’ADV
• Choisir de devenir le point d’entrée unique ou le coordinateur de l’information client

Les missions d’un service ADV

• La contribution à l’élaboration des prévisions de la demande
• La gestion des données clients
• La saisie des tarifs et la prise de commande
• Le pilotage des expéditions et les relations avec les transporteurs
• Le traitement des réclamations clients et le suivi des améliorations
• Le suivi des paiements, des litiges et des avoirs
• La gestion des reliquats de commandes

ADV : interface avec les clients “internes”

• Organiser les échanges d’information entre l’ADV et les différents services de l’entreprise
• La collaboration avec les services Approvisionnements, Achats et Production
• Le relationnel avec le service Commercial, la force de ventes et le service Crédit Clients
• Placer l’ADV au service de la “relation client”

Comprendre les implications financières

• Comprendre les flux financiers
• Gérer le risque client
• Suivre les paiements, les litiges et les avoirs

Maîtriser les outils de la gestion commerciale

• Les documents contractuels : bon de commande, facture, bon de livraison et conditions générales de vente
• Le processus de recouvrement des créances (les diverses étapes du recouvrement)

Mettre en place les indicateurs de satisfaction client

• S’organiser pour anticiper et gérer les réclamations clients
• Définir et mesurer les indicateurs de productivité
• Définir et mesurer les indicateurs de satisfaction client
• Mettre en place le tableau de bord de l’ADV

Apports théoriques et alternance d’exposés et de cas pratiques
Positionnement : Entretien téléphonique, Questionnaire d’évaluation des attentes, Questionnaire d’évaluation de niveau
Évaluation : Exercice de synthèse noté, Tour de table, Évaluation des acquis
Rôle du formateur : Présentation d’un apport théorique, Organisation de jeux de rôles, Évaluation des acquis des participants
Documents : Manuel pédagogique, Copie du diaporama, Attestation de fin de formation
Moyens pédagogiques : Vidéo projecteur – Tableaux blancs – Supports de cours

Dans le cadre d’une formation en classe virtuelle :

le support de cours sera dématérialisé et transmis par e-mail ;
un lien de connexion à la plateforme sera envoyé 24 h avant le début de la formation.

Avant la formation :

Un questionnaire d’analyses des besoins est transmis aux participants afin que le formateur puisse adapter sa formation aux attentes et aux besoins exprimés. Ce questionnaire permet également l’évaluation des prérequis, et de s’assurer de la bonne adéquation entre les attentes du futur apprenant par rapport au contenu de la formation.
Pour les formations individualisées et spécifiques (intra), un audit téléphonique préalable est organisé entre le formateur et le pilote de la formation de notre client. Cet entretien téléphonique permet de déterminer la meilleure approche pédagogique et d’obtenir les informations nécessaires à l’élaboration d’un programme sur-mesure.
Dans le cadre d’une formation à distance, un lien de connexion à la plateforme est transmis 24 h avant le début de la formation.
Pendant la formation :

• Accueil des participants.
• Tour de table.
• Présentation du programme et des objectifs de la formation.
• Déroulement de la formation avec alternance d’apports théoriques et de cas pratiques (exercices, quizz, QCM, exercices à l’oral…).
• Un suivi continu de formation et des échanges entre le formateur et les apprenants permettant de mesurer la compréhension et l’assimilation des savoirs et savoir-faire.

En fin de journée : Un point est effectué sur ce qui a été étudié dans la journée afin de s’assurer que tout a bien été assimilé et de pouvoir éventuellement reprendre certaines parties en fonction des retours des apprenants. Compte rendu journalier oral du formateur après de notre équipe pédagogique.
En fin de formation :Un questionnaire d’évaluation des acquis permet de mesurer les connaissances acquises pendant la formation et d’établir un niveau d’acquisition (hors parcours certifiant).
Une fiche d’évaluation à chaud permet d’avoir un retour sur les conditions de déroulement de la formation et d’évaluer le ressenti et la satisfaction de chaque participant.
Clôture de session et évaluation à chaud en fin de formation :

Dans le cadre d’une formation en présentiel.

D’une part « avec le formateur » pour favoriser l’échange entre les différentes parties.
D’autre part « sans le formateur » pour laisser la possibilité aux apprenants de s’exprimer librement et d’exposer les éventuelles difficultés rencontrées.
Dans le cadre d’une formation à distance en “classe virtuelle”.

La clôture est réalisée par notre formateur.

Retour auprès des prescripteurs de la formation :

Appel téléphonique afin de faire le point sur ce qui a été transmis durant la formation, de savoir si le besoin est satisfait et si d’autres besoins sont apparus. Le résultat des questionnaires à chaud est transmis auprès des différentes parties prenantes (client, formateur, 3FPT, apprenants…). Mesure de l’utilisation des acquis de la formation avec un questionnaire d’évaluation à froid (transmis par mail plusieurs semaines ou plusieurs mois après la session d’apprentissage).