Assistante : collaborer efficacement avec son manager

Dans l’entreprise, manager et assistant-e forment un binôme qui parfois ne remplit pas toutes ses promesses. Pourtant, sur lui reposent la réussite des objectifs et la performance de l’équipe. Mettre en place des outils de collaboration efficaces, connaître les bases d’une communication relationnelle réussie et identifier les attentes de chacun permet au binôme de gagner en performance et sérénité.

Date : 20-04-2023 au 21-04-2023
Prix HT : 220.000 FCF

  • Comprendre les enjeux de la collaboration assistante / manager
  • Faciliter le relationnel avec son manager
  • Développer des outils efficaces pour faciliter les prises de décision de son manager

Assistante : former un binôme performant avec son manager

Poser les bases d’une collaboration efficace

Partage d’expérience : les représentations des participants sur la collaboration idéale assistant(e)/manager

  • Clarifier les rôles, les besoins et les limites de chacun
  • Renforcer la performance organisationnelle
  • Connaître les priorités de chacun et négocier les urgences
  • Adapter son fonctionnement à celui de son manager et de l’équipe

Exercice d’application : réalisation de son journal de bord et organisation de la gestion de ses priorités

Construire une relation de confiance avec son manager

  • Communiquer régulièrement sur son activité
  • Mettre en place une délégation efficace avec son manager
  • Assumer la responsabilité confiée
  • Alerter son manager en cas de besoin
  • Faire le pari de l’honnêteté et de la transparence

Mises en situation : à partir de situations vécues par les participants, communiquer sur l’évolution de son activité à son manager

Soigner sa relation avec son manager en communiquant efficacement

Autodiagnostic : son propre style de communicant et celui de son manager

  • Repérer les différents styles de communicants
  • Utiliser l’assertivité pour faire passer son message
  • Jouer le gagnant/ gagnant et la coopération
  • Utiliser la reformulation pour mieux comprendre

Mise en situation : utilisation de l’écoute active

Faciliter les prises de décision de son manager

  • Se tenir informée de l’évolution de l’activité
  • Analyser une situation et relayer l’information
  • Construire des outils de reporting efficaces
  • Être force de proposition

Exercice d’application : analyse et proposition collective d’amélioration d’outils de reporting existants

Apports théoriques et alternance d’exposés et de cas pratiques
Positionnement : Entretien téléphonique, Questionnaire d’évaluation des attentes, Questionnaire d’évaluation de niveau
Évaluation : Exercice de synthèse noté, Tour de table, Évaluation des acquis
Rôle du formateur : Présentation d’un apport théorique, Organisation de jeux de rôles, Évaluation des acquis des participants
Documents : Manuel pédagogique, Copie du diaporama, Attestation de fin de formation
Moyens pédagogiques : Vidéo projecteur – Tableaux blancs – Supports de cours

Dans le cadre d’une formation en classe virtuelle :

le support de cours sera dématérialisé et transmis par e-mail ;
un lien de connexion à la plateforme sera envoyé 24 h avant le début de la formation.

Avant la formation :

Un questionnaire d’analyses des besoins est transmis aux participants afin que le formateur puisse adapter sa formation aux attentes et aux besoins exprimés. Ce questionnaire permet également l’évaluation des prérequis, et de s’assurer de la bonne adéquation entre les attentes du futur apprenant par rapport au contenu de la formation.
Pour les formations individualisées et spécifiques (intra), un audit téléphonique préalable est organisé entre le formateur et le pilote de la formation de notre client. Cet entretien téléphonique permet de déterminer la meilleure approche pédagogique et d’obtenir les informations nécessaires à l’élaboration d’un programme sur-mesure.
Dans le cadre d’une formation à distance, un lien de connexion à la plateforme est transmis 24 h avant le début de la formation.
Pendant la formation :

  • Accueil des participants.
  • Tour de table.
  • Présentation du programme et des objectifs de la formation.
  • Déroulement de la formation avec alternance d’apports théoriques et de cas pratiques (exercices, quizz, QCM, exercices à l’oral…).
  • Un suivi continu de formation et des échanges entre le formateur et les apprenants permettant de mesurer la compréhension et l’assimilation des savoirs et savoir-faire.

En fin de journée : Un point est effectué sur ce qui a été étudié dans la journée afin de s’assurer que tout a bien été assimilé et de pouvoir éventuellement reprendre certaines parties en fonction des retours des apprenants. Compte rendu journalier oral du formateur après de notre équipe pédagogique.
En fin de formation :Un questionnaire d’évaluation des acquis permet de mesurer les connaissances acquises pendant la formation et d’établir un niveau d’acquisition (hors parcours certifiant).
Une fiche d’évaluation à chaud permet d’avoir un retour sur les conditions de déroulement de la formation et d’évaluer le ressenti et la satisfaction de chaque participant.
Clôture de session et évaluation à chaud en fin de formation :

Dans le cadre d’une formation en présentiel.

D’une part « avec le formateur » pour favoriser l’échange entre les différentes parties.
D’autre part « sans le formateur » pour laisser la possibilité aux apprenants de s’exprimer librement et d’exposer les éventuelles difficultés rencontrées.
Dans le cadre d’une formation à distance en “classe virtuelle”.

La clôture est réalisée par notre formateur.

Retour auprès des prescripteurs de la formation :

Appel téléphonique afin de faire le point sur ce qui a été transmis durant la formation, de savoir si le besoin est satisfait et si d’autres besoins sont apparus. Le résultat des questionnaires à chaud est transmis auprès des différentes parties prenantes (client, formateur, 3FPT, apprenants…). Mesure de l’utilisation des acquis de la formation avec un questionnaire d’évaluation à froid (transmis par mail plusieurs semaines ou plusieurs mois après la session d’apprentissage).

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